情境处理：会务安排问题之一般流程（三）

 【领会会议精神】

 

参加一项会议，最重要的是要领会会议精神，明白此次会议召开的目的及意义，因此，作为与会者要认真参加会议，仔细领会会议精神，做好会议笔记。同时，作为会议的组织者就要做好对与会者的服务工作，例如提供必要的纸笔及关于会议精神的阅读文件。

 

【会议善后工作】

 

会议能否圆满成功还有赖于善后工作的好坏。一次会议即使进行得很顺利，但若结束后不及时做好会后工作，同样会影响会议效果。例如，会议结束后，不及时发布会议新闻，就不能使会议精神得到迅速宣传;不及时印发会议纪要，会议的精神就不能尽快地贯彻落实;不及时安排会议代表离会，代表们不能及时返回单位，就会影响会议精神的传达贯彻;催办工作不抓紧，就不能督促有关单位及时落实会议精神，等等。因此，会议善后工作是会议组织工作的一个重要组成部分，必须认真仔细、善始善终地做好，绝不能虎头蛇尾。

 

会议材料的收集、整理是会后的一项重要工作。在会议结束后，责任人应当立即收齐并整理会议相关文件，及时将与会人员名单、会议简报、会议记录、新闻稿、会议照片、会议纪要、录音、视频等相关文件立卷归档，以便日后为组织会议保存相应的资料。

 

会议结束以后工作人员应及时进行总结将会务工作人员的自我总结和集体总结相结合，以积累经验、找出不足从而不断改进会议的组织服务工作。进行会议总结一定要趁热打铁趁工作人员印象深刻的时候进行，而且总结要一分为二，既要表扬好的部分，又要找出问题所在，最后要将会议总结形成书面总结报告并归档。