日语口语：ビジネス会話の基本十二

第12章　ビジネス電話と伝言
１、　最初の応対
李　　：はい、○○（社名）です。
李　　：△△様でございますね。ただ今代わりますので、少々お待ちください。
李　　：おはようございます。○○（社名）です。
李　　：李は私ですが、失礼ですが、どちら様でございましょうか。
（３）　電話を取るのが遅れたとき
取引先：お忙しいところを申し訳ございませんが、私、○○社の△△（名前）と申します。営業部長の佐藤様をお願いしたいのですが。
（４）　他部署あての電話を受けたとき
取引先：私、○○社の△△（名前）と申します。人事課の藤井様をお願いしたいのですが。
取引先：お願いいたします。
藤井　：お電話代わりました。人事部の藤井ですが、・・・
李　　：○○（社名）です。
李　　：どうも申し訳ございません。ただ今、担当の者と代わりますので、少々お待ちください。
　　　　　　　　・・・（電話を取り次ぐ）・・・
（６）　電話の声が聞き取りにくいとき
取引先：○○社の△△と申しますが、・・・□□△△××・・・。
取引先：あっ、申し訳ありません。
　　　　私、○○社の△△と申します。
常套表現と解説
　　おはようございます。○○（社名）です。
・　私、○○社の△△（名前）と申します。××課の△△様をお願いしたいのですが
・　失礼ですが、どちら様でしょうか
・　△△様でございますね。ただ今代わりますので、少々お待ちください
　　こちらは営業課ですので、××課の方にお回しいたします
　これらはビジネス電話の定型ですから、そのままケース毎に覚えて使ってください。なお、電話を掛けた側が先に社名と氏名を名乗るのが礼儀ですが、うっかり言い忘れる場合もあるでしょう。そんなときは、「申し遅れました。私は～」と非礼を詫びるようにしましょう。また、相手の声が小さかったり、電話の騒音がひどくてして、電話がよく聞き取れないときは、「申し訳ございません。少しお電話が遠いようなのですが、・・・」が定型です。あくまで電話の状態がよくないことを伝えればよく、これで十分意味は伝わりますから、「もう少し大きい声で話してください」などの言葉は使わないようにします。
２、　本人が出られないとき
李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。
李　　：あのう、木村でしたら、間もなく戻ると思いますので、後ほどお電話いただけないでしょうか。
李　　：はい、木村にもそう伝えておきます。
李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ接客中でございまして、ちょっと席が外せないのですが、・・・。
李　　：あのう、もう一度お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか。
李　　：確かに承りました。
李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今外出しておりまして。
李　　：もし、お差し支えがなければ、私が代わってお話をお伺いしましょうか。
李　　：かしこまりました。木村が戻りましたら、さよう伝えておきます。
李　　：申し訳ございません。佐藤はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。
・・・（佐藤部長の電話が長引いているのを見て）・・・
取引先：では、そうお願いいたします。
取引先：はい、03-××××-××××です。
取引先：はい。


　　申し訳ございません。△△はただ今、外出しております
　　申し訳ございません。△△はただ今、（電話・接客・会議…）中でございまして、何か急用でございましょうか
　　こちらからおかけ直しいたしましょうか
　　もう一度、お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか
・　かしこまりました
　これらも本人が不在、または他の用件で電話口に出られないときのビジネス電話の定型ですから、そのままケース毎に覚えて使ってください。なお、本人がすぐ戻ってくることがわかっているときは「△△でしたら間もなく戻ると思いますので」と一言添えてあげるのが親切です。このケースでは相手からの伝言を受けることも多くなりますから、それを次の項で取り上げます。
３、　ビジネスの伝言
＜短い伝言の場合＞
取引先：では、木村様がお戻りになられましたらお電話をいただきたいと、お伝えいただけませんか。
取引先：ええ、けっこうです。
取引先：では、よろしくお願いいたします。
李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今、外出しておりますが、いかがいたしましょうか。
李　　：かしこまりました。
李　　：申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください。
　　　　お待たせいたしました。どうぞ。
李　　：内容をもう一度確認させていただきます。
　　　　間違いございませんでしょうか。
李　　：では、木村が戻り次第、さよう申し伝えておきます。私、営業一課の李と申します。


　　では、△△様がお戻りになられましたら、お電話をいただきたいとお伝えいただけませんか
・　申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください
・　○○課の△△（名前）が確かに承りました
・　では、よろしくお願いいたします

＜取引先から伝言を上司に伝える＞
部長　：うん、わかった。ありがとう。
李　　：部長、たった今、○○社の△△様からお電話がございまして、次のようなご伝言がございました。・・・・（メモを読む）・・・
＜上司の伝言を同僚に伝える＞
同僚　：うん、わかった。ありがとう。
常套表現と解説
　　○○時間ほど前に、△△様からお電話がございまして、・・・とのご伝言でした
　　たった今、（課長・部長・専務…）が来て、・・・てほしいと言ってたよ
　なお、・の「～と言っていた」はプライベートな会話では多く使われますが、遠慮のない関係でしか使えない表現なので、会社内でも同僚や後輩に対して伝言を伝えるとき以外は使わないでください。これは伝言した人が取引先や上司の場合、大変失礼な言い方になります。