日语口语：ビジネス会話の基本七

第７章　受付での応対

（１）　アポイントがある場合
李　　：○○社の李と申します。営業二課の佐藤さんと三時にお約束しているのですが。

受付　：いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。
受付　：どのようなご用件でしょうか。
受付　：かしこまりました。お取り次ぎいたしますので、少々お待ちいただけますか。

・　いらっしゃいませ、どちら様でしょうか
・　お忙しいところを恐れ入ります
・　○○課の△△さんがおいででしたら、お目にかかりたいのですが
・　どのようなご用件でしょうか
　　どうぞ、こちらでお待ちください
　一方、アポイントなしで訪問したときは、・のように「お忙しいところを恐れ入ります」とか「突然お伺いして、誠に恐縮なのですが」などと非礼を詫びてから、用件を切り出すようにしましょう。しかし、緊急の場合でもない限り、アポイントなしで面会を申し込むことはビジネスの世界では避けなければないことです。
（１）　待合室で待たせる
李　　：ありがとうございます。
受付　：それでは、応接室にご案内いたします。どうぞ、こちらへ。
　　　　　　・・・（応接室のドアを開けて）・・・
　　　　　　・・・（係の女子社員がお茶を持ってくる）・・・
李　　：どうぞ、おかまいなく。
常套表現と解説
　　どうぞ、あちらにおかけになってお待ちください。
・　それでは（応接室／社長室…）にご案内いたします
　　係の者がすぐまいりますので、こちらで少々お待ちくださいませ
・　どうぞ、おかまいなく
　・の「どうぞこちらでお待ちください」は来客に椅子などを勧めながら言う言い方ですが、下の二つの言い方は受付から見える待合室で待ってもらうときの言い方です。　ただし、重要な来客については、次のように応接室に案内して待ってもらうことが多くなるでしょう。それが・ですが、通常はその後で係の女子社員がお茶などを持って来ることが多いので、そのときの「どうぞ、おかまいなく」「どうもありがとうございます」など、丁寧にお礼を言いましょう。
３、　担当が出られない時
受付　：ただ今連絡を取りましたが、あいにく佐藤は外出しております。いかがいたしましょうか。
受付　：昼過ぎには戻ってくるとのことでしたが、はっきりしたことは申せません。もし、伝言でよろしければ、おうかがいいたしておきますが。
受付　：かしこまりました。お名刺をちょうだいできますか。
受付　：あいにく佐藤は席を外しております。代わりの者でよろしければ、同じ課の者をお呼びいたしますが。
受付　：かしこまりました。早速連絡を取りますので、今しばらくお待ちください。
白石　：どうもお待たせいたしました。同じ課の白石と申します。もし、私でわかることでしたら、承りますが。
（３）　先客がいたとき
李　　：そうですか。では、それまで待たせていただいてもよろしいでしょうか。
李　　：あっ、お気遣いは無用に願います。
常套表現と解説
・　あいにく△△は外出しておりますが、いかがいたしましょうか
　　あいにく△△は席を外しておりますが、いかがいたしましょうか
・　もし伝言でよろしければ、おうかがいしますが
　　代わりの者でよろしければ、同じ課の別の者をお呼びいたしますが
　　お名刺をいただけますでしょうか
　　お気遣いは無用に願います
　・は本人の代わりに伝言を受けたり、代理の者を呼ぶときの言い方です。なお、アポイントのない来客には担当者への連絡に名刺が必要になりますから、・のように言って、忘れず名刺をもらっておきましょう。
４、面会を断るとき
受付　：あいにく佐藤は外出しておりまして。
受付　：申し訳ございませんが、こちらではよくわかりません。後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか。
（２）　忙しいことを理由に断る
李　　：そうですか。
李　　：では、佐藤さんにはよろしくお伝えください。では、失礼します。
受付　：誠に申し訳ございませんが、当社ではお約束のない方のお取り次ぎはできないことになっております。
受付　：申し訳ございません。
常套表現と解説
　　誠に申し訳ございませんが、ただ今、社内が取り込んでおりまして
・　せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません
　・はアポイントのない面会は受け付けないと規則を理由に断る例ですが、これは門前払いの時にも使われる表現で、有無を言わせぬ断りになります。しかし、どのような場合であっても、・の「せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません」の一言を付け加えるようにしましょう。これで印象がずいぶんやわらぎます。