数字档案馆个性化服务 模式探究

 　引言：数字档案馆信息资源不能被有效利用，其落后的服务方式是一个重要因素，个性化服务为解决这一问题提供了有效途径，从而能够更好地满足用户的需求，最大限度地实现档案资源的社会价值。本文从个性化服务产生的背景出发，分析了个性化服务的内涵、特点，并概括出数字档案馆个性化服务的定义。 
　　一、数字档案馆个性化服务 
　　所谓数字档案馆个性化服务，是指数字档案利用计算机网络、人工智能等诸多信息技术获取并分析各个用户的背景、习惯、偏好和要求，从而为不同用户提供充分满足其个体信息需要的一种集成性服务。即服务时空的个性化，在用户提借服务；服务内容个性化，所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所。数字档案馆个性化服务的基本流程：用户首次进入系统页面，系统提示注册登录，注册完毕后进入定制页面内容部分，用户可以选择符合自己喜好的界面、字体和常用数据库、搜索引擎，以及网站的业务信息服务栏目。选择完毕后，程序将把提交的信息保存在数据库中。用户再次登录访问该站点时，系统会从网部服务器数据库中获取个人的定制信息，形成满足用户要求的浏览器页面。 
　　二、数字档案馆个性化服务模式 
　　2.1信息分类定制。 
　　分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。 
　　2.2信息推送。信息推送服务是运用推技术来实现个性化服务的一种方式。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮算，并依赖于人工参与的信息推送服务。 
　　2.3信息智能代理。智能代理是一种能够完成委托任务的智能计算机系统，能模仿人的行为执行一定的任务，不需要或很少需要档案用户的干预和指导。智能代理通过跟踪档案用户在信息搜索可能引起档案用户兴趣的信息并提借给档案用户。 
　　2.4垂直门户。垂直门户是针对某一特定领域人群或需求提借的有一定深度的信息和相关服务、其特点是专、深、精。这种特定服务可以有效地把对某一特定领域信息感兴趣的档案用户与其他用户共分开，更能满足档案用户的特定信息需求，从而提供个性化的高质量信息服务。 
　　2.5帮助检索。当档案用户输入一个检索词，系统会自动将检索词与内部表中相关词进行比较，并将与该词有逻辑关联的词组显示在页面上，询问档案用户是不是检索这个关键词，可以帮助档案用户选择更接近自己检索目标的关键词来完成检索，提高信息查询率。 
　　2.6呼叫中心。信息呼叫中心是一种专门提供一对一的用户个性化服务系统。使用呼叫中心服务方式，用户可以通过电话、传真、互联网等方式访问数字档案馆，在系统自动语音导航的帮助下访问系统数据库，获取各处咨询服务或相应的事务处理。 
　　三、数字档案馆个性化服务中需要注意的问题 
　　3.1加强科学管理，提高服务效益 
　　数字档案馆与其说是技术问题，不如说是管理问题。因为技术可以购买或改造，但任何根据本馆需要，把技术、人员、资源等有效组织起来，将服务建立并运行起来的过程，就需要发挥管理的作用。 
　　3.2档案馆网部的个性化、人性化设计 
　　任何站首先都是以视觉的方式直观、直接地面对用户，并以自己独特的风采博得用户的青睐[5]。档案馆网站界面是沟通用户与系统唯一的桥梁。因此，用户界面的调计质量与水平直接关系到用户对信息的获取与得与利用。友好的、制作精美的界面能够实现与用户之间的情感交流。如青岛市数字档案馆在其网站服务方多上采用了图文互动，展示出“档案目录中心”，目录中心总数据872万条。档案信息用户可通过电子政务网络和同际互联网在线查阅该馆全部开放档案目妹，在注册成为高级用户后，还可以查阅档案馆档案全文信息，耳目一新，吸引与方便了用户。 
　　3.3加快档案信息资源开发 
　　信息资源建设是档案信息资源用户需求的最基本保障和最为重要的前提。（1）优化档案信息资源馆藏结构。数字档案馆用户的习惯和偏好已发生变化，广大用户更多地依赖网络，传统型的档案信息资源体系很难适应当前社会用户需求。所以，在信息资源建设方面，我们要根据时化发展要求，不断优化馆藏结构，建设面向公众的以网络为基础的档案信息资源体系。首先，数字档案馆需要做好档案收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作构建军丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定良好的信息基础。其次，数字档案馆需要加大对档信息资源开发工作的投入，加快档案信息资源发进程。通过对档案信息资源价值的深层次挖掘，为社会公众提供日益丰富的档案信息集成品。第三，加大数字档案信息资源价资源建设力度。数字档案馆要求有大量可利用的档案信息资源能在网络上被广泛查阅、参考。 
　　3.4加强用户教育 
　　加强用户档案信息意识教育。数字档案馆要加大档案信息资源意义和作用的宣传，举办用户档案意识培训班，搞好在线教育等，不断提高社会的档案信息意识。（2）加强用户档案信息资源获取能力教育。档案信息资源获取，尤其是现代数字档案信息资源的获取，需要用户掌据一定的技能和方法，如对现代搜索引擎的了解和门户网站的用用等。（3）加强用户信息道德教育。在利用或传播档案信息资源时，应遵守信息道德规范，维护档案信息的规实性和权威性。要采取切实措施，制定各种信息道德规范，加强信息道德教育，并建立有效的防范机制，在全社会营造一个良好的信息道德氛围。 
　　3.5档案馆员素质 
　　随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①分析和组织信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传送信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。 
　　参考文献 
　　[1]耿志杰，黄世�础⑹�字档案馆个性化服务必然性分析[J].云南档案，2007（07）：50-51. 
　　[2]袁红军.数字档案馆服务模式研究[J].档案，2007（01）：19-21. 
　　[3]王斌.浅议数字档案馆个性化服务方式[J].兰台世界，2007（09）：13-14.