县级财务档案管理初探

　　财务档案的票据大多数是大小不一。薄厚不均。并且有些票据是又窄又小，又薄又软。而且又不集中发生在同一时间段。所以装订起来，特别不整齐，不顺畅。根据本人十多年档案管理经验，摸索一些小方法，小窍门，现在与大家一齐分享。 
1凭证的整理 
会计凭证登记完毕后。应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表。按照编号顺序整理整齐，以备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理。以便于装订。 
1.1长短补齐粘贴法 
粘贴法，即用薄厚相当、大小与记账凭证一致的纸张做底料，把票据放在上面。固定牢靠。再把所有的票据，按票据大小。切齐裁剪。 
在实际工作中由于原始凭证种类繁多，为了便于装订和保管，我们需要对附件进行必要的外形加工。因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴，但是粘贴的胶痕应该在0.2厘米至0.5厘米之问。不能超过0.5厘米。 
票据粘贴的方法很多，粘贴票据的时候应该根据票据的多少。粘贴纸的大小选择合适的方法。纸张大于记账凭证幅面的原始单据。需要进行折叠。折叠时，先在横向纸边上方折叠，折叠部分左角向外折叠成三角与折叠边平齐；然后右边按纸张横宽大小折叠；如果原始单据预留的装订线位置处有信息，必须使用粘贴纸在粘贴线外粘贴，确保装订后仍能展开查阅。纸张面积比较小的票据。平铺牢固的粘贴在底料上，同类大小相近的原始票据剪切一致，粘贴时按照原始凭证规格大小，先大后小，从右至左（一般情况下右�齐）、从下往上；单张票据粘贴时。右面紧靠粘贴纸边缘，左面不得超出装订线，也可紧靠装订线右侧粘贴；多张票据粘贴时，要将所有粘贴票据均匀地贴在粘贴纸上。同时，左面紧靠装订线，右面、上面、下面均应尽可能与各边缘对齐。不得超出。原始票据之间可以保持一定的层次，但必须错落有序，层次差异要一致；原始凭证粘贴效果要做到横平竖直；不能薄厚不匀，应以整个票据的平整美观为标准。票据的粘贴要求正面朝上，便于日后审核查阅。若原始票据背面有胶贴、复写膜等，粘贴时，原始票据正面粘贴边向背面折叠不少于0.5cm。使折叠面固定在粘贴纸上；原始凭证必须是左边粘贴在底料上，粘贴时，每张原始凭证粘贴到底料的长度或高度不少于原始单据长度或高度的1/2。 
1.2缝纫机补缝法 
补缝法，是用缝纫机把原始票据缝制固定在选好的底料上。 
在实际工作中，有些原始单据发生破损等现象，这就需要大面积的修补、拯救。但是，这种情况下，不能大面积的用胶类材料去粘贴。这会造成长期保存时，发潮，发霉，滋生蛀虫。损坏整本或整册单据的质量。根据本人多年工作经验。总结出一套方法。比较实际。也很简单易行。那就是缝纫机补缝法。现在市场和网上都有卖迷你型缝纫机的，本人自己购买一个与大号订书器差不多的迷你型缝纫机，所有的单据补贴都用它装订，就类似作衣服一样，选择白色、韧性好的生活用线，放在小缝纫机上作底线和上线。缝制票据和底料。这样保存多长时间都不会因胶料而发潮发霉生蛀虫了。受到领导和同事的高度赞扬。 
2凭证的装订 
2.1硬纸板作封皮 
凭证装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内。作为科目汇总表的附件。使用计算机的单位，还应将转账凭证清单等装订在内。 
财务档案的纸张都是比较软而且薄的。装订之后，为便于查阅，侧立放在档案柜中。特别不容易保持站立姿态，总是东倒西歪的样子，不美观和不易保管。每本档案装订时，我都用硬纸板作封皮。解决了整本票据站立不稳的问题。硬纸板的选择也不是什么材料都适合的。太厚的材质，打孔装订不容易。弄不好会把打孔机弄坏，太薄的材料。又达不到自己想要的效果。经过长时间的摸索。我发现厚度大约在0.8-1.5毫米之间特别适宜。 
2.2穿孔线绳装订 
将凭证封面和封底裁开。分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角。做护角线。在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形。用夹子夹住。用装订机在底线附近分布均匀地打两至三个孔眼儿。用大针将引线绳穿过孔眼儿。如果没有针。可以将回形别针顺直。然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来。一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中间位置系上。将护角向左上侧折。并将一侧剪开至凭证的左上角。向后折叠。并将侧面和背面的线绳扣结死。 
装订成册的会计凭证必须加盖封面，封面上应注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码。由装订人在装订线封签外签名或者盖章。 
3结语 
财务档案的收集、整理、立卷、归档工作是财务档案管理工作的重要内容，里面有很多东西需要管理人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高管理人员的业务技能和自身素质。因此。要加强财务档案管理。提高财务档案管理水平。使财务档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。