浅谈档案管理信息化的建设与发展

 　摘要：本文主要阐述档案管理信息化建设的必要性和作用。并对档案管理信息化的建设策略做进一步探讨。 
　　关键词：档案管理；信息化建设；必要性 
　　档案管理信息化建设是对档案原文件保存的重要方式，应该充分利用先进的信息手段与技术把各种物质化信息资源进行信息化的转换，然后进行保存工作。并且建立起档案全文数据库和档案目录数据库，为社会及个人提供服务。同时档案管理工作的信息化要结合传统的档案管理工作的方法。使两者相互补充，相互共存，共同发展。 
　　1档案管理工作实现信息化的重要性 
　　�n案管理是社会进步的记录者。记载了历史上的史实，是维护社会健康发展的有力工具，做好新时期档案管理工作的信息化能够在很大程度上促进社会事业的发展及繁荣。随着社会经济的发展，档案管理工作越来越重要。档案管理工作采用数字化、信息化的方式可以促进档案管理工作的信息化进程。档案管理的信息化能够确保档案原文件的完整性与真实性。也有利于开发利用档案资料。信息化管理使档案整理、分类等工作变得简单、轻松。也使档案管理工作更加的规范。档案管理信息化使档案管理工作人员。处理档案更加的高效。进一步提高档案处理的速度，同时节约办公经费与空间。也有利于工作人员的查看。总之。在这个新的历史发展时期。要充分利用计算机网络资源，及时实现档案管理工作的信息化。 
　　2档案管理工作的现状 
　　档案管理工作的硬件设施日趋完备。为保障档案管理工作的科学化和规范化。推动“无纸化”办公的步伐日益加快。我们必须认清楚档案管理工作的现状及存在的问题。如传统档案的管理方式。纸质版的信息资料填写内容有限，整理不方便，更新周期长。直接影响整个档案信息的处理和资源的共享。另外，由于传统档案管理方式所存在的弊端，导致档案信息不足，从而直接影响档案的使用率，直接影响档案的发展速度。 
　　3当前档案信息资源建设的任务 
　　首先是档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。要将所存的档案信息进一步发掘出来，提高档案管理部门的工作水平和服务水平，当务之急是要不断加强档案数据库的建设和完善，使计算机检索系统等软件设施得到实用化。在建设前期，一是加速对现有档案资源的管理，录入以及入库工作，进一步实现档案资源的日入检验。二是加强对那些特殊的（诸如格外重要的，容易受损的，使用频率较高的）实现全部档案资源的录入。推进档案资源的信息化进程，全面实现信息化档案管理的目标。最后要保障入档电子文件的完整性，有效性和规范性。完善对电子档案的存储、鉴定、录入、入档等规范的监督工作。不断加强电子档案的安全性和保密性工作，促进对电子档案的全面防护。 
　　4档案管理工作信息化建设的有效途径 
　　4.1合理规划档案管理的信息化。要结合自身的发展目标制定合理的档案管理信息化的进程。在新的历史时期，虽然档案管理工作信息化是必然的发展趋势，但是不能盲目跟风。在进行档案管理信息化的建设之前。必须要深入地进行科学规划。有条理的推进。规划要充分结合实际情况，制定档案管理信息化的近期目标与远期目标。这样才能使档案管理信息化得到顺利推进。使档案档案管理工作得到可持续的发展。 
　　4.2完善档案管理信息化的监督制度。强有力的监督制度可以确保档案管理信息化的过程得到制约与监督。保证其过程是在法律法规规定的范围之内。完善的监督制度可以促进档案管理工作人员的工作积极性、主动性以及创新意识，也可以进一步保障档案资料的信息安全。要充分利用单位内部的监督与单位外部的监督。使两者相互结合，相互补充，相互合作。及时准确地发现档案管理信息化过程中存在隐患的做法，然后纠正错误的做法，这样可以确保建设一个高效、安全的档案管理信息化的系统。 
　　4.3要全面提高档案管理工作人员的素质。随着信息时代的到来，档案管理工作要实现信息化。首先是使档案管理工作人员掌握信息化的档案管理方法与技能，因此要注意培养档案管理方面的人才，提高他们的综合素质与能力。加强对档案管理工作人员的培训，改变传统的档案管理方式与知识结构。全面提高档案管理工作人员的综合素质。 
　　4.4加强建设档案管理工作的信息化。档案管理工作也要跟随信息化的发展潮流。在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省档案资料管理的资金与保存的空间。 
　　4.5建设实用的档案管理信息化网站。档案管理信息化网站是档案部门以网页的形式建立的站点。给相关人员提供相应的档案信息服务，实现档案管理资料的网上查找等信息化的使用。网页式的服务是档案管理工作信息化的重要的方式与模式，这种模式有利于信息资源的传递。因此这种模式将成为以后档案管理信息化的主流模式。实用的档案管理信息化网站应该具有升级更新的能力、再次开发的能力等。能适应这个快速发展的社会，可以充分的利用计算机的强大的资源。