2014物业管理师《管理实务》第十三章：物业管理档案的管理

档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。物业管理档案管理指物业服务企业在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。
在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。
档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。
利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。
物业管理档案的保管与安全
全程监控，涉密物业管理档案专人处理。
档案室温湿度应符合相关规范的保管要求，并建立库房安全、温湿度监测、记录制度。
馆藏档案定期清理核对，数量发生变化时应记录说明。
重要物业管理档案宜异地备份。
物业管理档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
物业管理各信息系统的开发与实施应充分考虑物业管理档案管理工作的要求。
专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致的文件丢失。
员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。档案的销毁，应填写销毁单，并经物业经理批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。
物业管理档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生变动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料需及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整，真正反映物业的状况。为此，物业管理档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。

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