情境处理：会务安排问题之一般流程（一）

 【计划和筹备会议】

 

会议方案的计划和筹备是整个会议组织的最初环节，是对整个会议的总体战略和对会议活动的进程进行总体构思的前瞻性活动，其关系到之后会议能否顺利高效地召开。好的会议方案计划，需要对会议方案进行深入思考，根据会议要达到的目的，明确会议主题、内容，结合实际情况，安排适当的会议时间和会议地点，根据会议的种类和规模确定包括主持人、发言人、嘉宾等在内的与会人员，此外进程、经费预算等事项都是会议方案中必不可少的内容，只有各种因素和条件都考虑周全，才能形成一个切实可行的会议方案。

 

下面这些工作是我们在会议筹备阶段必须做的环节：

 

1. 下发会议通知。

 

通知内容包括会议议题和宗旨的介绍、会议开始及结束的时间、报到时间与地点、出席对象以及会议要求。其中对交通路线要交代清楚此外，对与会者材料的准备与生活用品的准备，差旅费报销和其他费用问题也要交代清楚。

 

2.准备会议文件材料

 

一般来说开幕词、领导讲话、代表发言、闭幕词、主题报告等都是在会议开始之前就该准备好的，其中的主要材料，应做到与会者人手一份，所以要在会议开始前印制足够的份数。在会议进行过程中，会务人员应当有序地下发相应的会议材料。

 

3.安排好与会者的招待工作。

 

对于交通、膳宿、医疗保卫等方面的具体工作，应精心妥当地做好准备。能够接送的，提前安排好车辆并告知与会人员，不能接送的，要提前查好各种乘车路线并打印发放或发送至与会人员手里;食宿根据与会人员的数量要提前预订;此外，医疗、保卫等事宜也要安排妥当，以应对会议过程中发生的突发事件。

 

4.布置好会场。

 

会场，不应过大，会显得空旷无人，也不可过小，会变得拥挤不堪，应当根据会议的规模和参与人数来确定;对必用的音响、照明空调、摄像设备，事先要认真反复地调试;需用的文具饮品等，也应预备齐全。

 

做好以上这些筹备工作，就有充分的理由打一场“会议胜仗”了。