情境处理：会务安排问题之一般流程（二）

【管理和协调会议】

 

会议方案的策划和会前的筹备工作是会议如期顺利召开的前提和基础，当各项准备工作就绪后，会议就该如期举行。而在会议的进行过程中为保障会议的正常进行，仍然有大量繁杂的工作需要做好，因此，作为会议的组织者，在此阶段同样要付出大量的精力，不仅要随时关注会议进程、维护会场秩序，有时候甚至还要应对一些突发事件。所以说，如果会议方案的拟订和会前的各项准备工作是一场虚拟的会前彩排，那么会中各项工作则是现场直播。

 

【加强会场外管理】

 

会场秩序的维护按会议的级别、密级会有所不同对于一般的会议，主要是保障会场秩序不受干扰，比如在会议开始前提醒与会人员关闭手机或者将手机调成静音，由会议主持人在会议开始的时候宣布会场纪律，若会间总有人走动，会场秩序维护人员可提醒其减少走动，当然一定要注意说话的方式和语气，以免引起对方的反感。而对于重大、重要的会议，则要安排相应的保安人员来维护，不仅要维护与会人员的人身、财产安全，还要严密监控会场及周围环境，保障会议的内容不外泄。同时，还要做好与会人员的吃、住、行等服务工作。