档案信息化管理的优势及安全问题探究

 【摘要】在档案管理中逐渐出现了信息化的管理方式，依托于计算机的大容量储存和快速的信息处理手段，使档案管理工作更加科学规范。文章首先简要介绍了档案信息化管理存在的天然优势。其次，分析了目前档案信息化管理存在的安全问题。最后，针对安全问题提出了行之有效的管理措施，促进信息化的进一步深入。 
　　【关键词】档案；信息化管理；优势；安全问题；对策 
　　传统的档案管理工作中，在数据的保存和记录上由于人工的参与难免会出现偏差。信息技术的应用，给档案管理提供了新的思路，同时也给管理人员带来了极大的便利。21世纪是信息时代，档案作为信息数据的集合规模也较以往更大，传统的管理方法显然已经不再适用。在企业中，为了适应日益增长的档案管理需求，进行信息化模式的转变已经迫在眉睫。 
　　一、档案信息化管理影响因素分析 
　　（一）网络安全因素。网络安全问题一直是信息技术业内老生常谈的问题，这是由于信息技术本身开放性造成的先天缺陷。随着信息技术的不断普及，互联网用户的规模水涨船高。部分别有用心的人利用互联网存在的漏洞大肆牟利，制作出木马和病毒来控制和监视其它的电脑设备。钻完井参数涉及到钻井工程施工的具体方案，对钻完井技术以及管道尺寸的选用都有着直接的关联。若是受到病毒的影响而造成了数据的遗失，那就必须重新进行勘探测量。这样一来，不仅造成了大量的返工给工作人员造成负担，同时也会耽误工程进度，给项目的总体计划造成干扰。 
　　（二）不当操作的影响。档案的信息化管理虽然更多的借助于计算机和专业的软件，但是在具体操作中仍离不开管理人员的录入。因此，管理人员的操作直接影响到数据的真实性和准确性，部分管理人员由于个人疏忽而造成的数据失真问题也不少见。在具体的应用过程中，部分档案管理人�T过分信赖信息化管理模式。 
　　二、档案信息化管理的优势 
　　（一）充分挖掘数据价值。信息化管理方法，这是在信息化平台的基础上，依托于专门的数据库以及软件对数据进行保存。这种方式，有效简化了档案管理的工序，通过软件用户端的截面引导，可以轻松完成工作。在使用和查询的过程中，也能通过关键字的检索，迅速查找出某一年限或者某一油田的具体情况，极大便利了钻完井技术的实施。由此可见，档案信息化管理能够改善数据信息的利用情况，对数据发挥作用有着十分重要的意义。 
　　（二）符合环保的理念。在传统的档案管理中必须依赖于纸张的利用，造成了不必要的资源浪费。众所周知，纸通常是由树木来制造的，因此在这个过程中就意味着对生态造成了极大的破坏。为了适应当下可持续发展理念的要求，转变发展模式减少对纸张的应用甚至是发展无纸化办公已经成为了社会发展的趋势。近些年，我国经济飞速发展，对于能源的需求量更是与日俱增。在市场导向的刺激下，钻井工程也在全国各地得到了开展；在如此规模下，钻完井数据的档案就呈现出不断增大的趋势，再使用传统的档案管理办法已经不合时宜。信息化管理模式下，虚拟数据库与实体纸质档案灵活使用，减少了对纸张的消耗，积极承担了石油企业的社会责任。 
　　（三）传输共享更方便。档案信息化管理还能促进数据的传输和共享，给钻完井施工提供极大的便利。在过去，施工人员在调用单井参数档案时，需要经过报备，然后是层层领导的审批，最终得到档案时已经造成了大量工期的延误。钻井工程建设涉及到石油企业的发展，同时对于我国的能源供应也有着十分重要的影响。滞后的档案管理方式，给行业的发展造成了很大的制约，同时纸张的数据几经辗转到施工方可能已经不完善，甚至会出现一定的偏差。 
　　三、促进档案信息化管理的主要办法 
　　（一）完善管理制度。针对前文提到的诸多安全问题，为了促进档案信息化的进一步发展，就必须建立完善的管理制度。正所谓无规矩不成方圆，企业将档案管理中的具体责权进行细分，并明确在管理中的具体操作准则。依托于制度化的建设，提高管理人员对工作的重视，有效确保档案管理工作安全可靠进行。首先，根据岗位和分工对管理人员提出具体的工作要求。将档案管理的操作落实到个人，这样才能保证数据的真实可靠。其次，对于重要的数据要进行及时的备份。在信息化管理中，数据的遗失意味着必须要重新进行数据采集，这将给企业工作带来很大的负担。通过备份的方式，有效解决了这个问题，而且在具体操作上也非常简单。最后，对档案进行监督管理。钻完井参数涉及到油井工程的施工，是石油企业的核心数据，进行有效的监督管理能够避免数据的遗失和外泄。 
　　（二）强化管理技术。信息化管理方式离不开技术的支持，管理人员应该具备相应的基础知识。笔者建议，石油企业可以聘请专门的技术人员来搭建数据库平台。同时对具体的管理人员也应该进行定期的培训，在培训的过程中让他们对于信息化管理有一个全面的认识。由于我国档案信息化管理起步较晚，相关工作人员的专业技能还不够扎实。因此，在未来很长一段时间里都需要不停地创新和学习，逐步实现档案信息化管理的目标。