“互联网+”环境下烟草企业现代化管理应用

 摘 要：钉钉办公软件因为具有沟通便捷、及时性等优势，在企业管理中开始得到广泛应用，借助于互联网+技术，将钉钉移动办公软件运用到烟草企业管理中，这一尝试开始在部分烟草企业中出现，并表现出显著优势。 
　　关键词：互联网+；烟草企业；现代化；管理；钉钉 
　　面对竞争越来越激烈的市场环境，烟草企业改革迫在眉睫、势在必行，而钉钉移动办公软件有着传统的办公软件所无法媲美的优势，可以促使烟草公司更好、更快地实现高效、可视化办公。借助于互联网技术，将钉钉办公软件应用到烟草企业管理中，能够有效提高烟草企业的现代化管理水平，促使烟草企业管理水平迈上新台阶。 
　　一、钉钉办公软件特色功能介绍 
　　1.钉钉软件归根结底是一个工作方式 
　　不管是拥有成千上万员工的大企业或者是小至几百人的小公司，甚至是只有几十号人的部门，都不可避免的会遇到一个问题，在群发消息并要求接收人收到后回复时，总有一些员工没有反馈收到结果，这样就无法判断员工是真没有收到消息还是装作没收到，而钉钉具有信息“已读”显示功能，可以有效解决群发消息没有反馈的问题，极大地提升了群发消息的结果反馈有效性。 
　　2.钉钉让文件资源信息共享更为方便 
　　企业在日常办公时，会有很多文件进行存储，例如请假流程、审批表格、员工和客户交流的资料等。这样就对存储系统容量有着一定需求，要求文件存储方便、快捷、便于查阅，而钉盘是钉钉软件中非常突出的功能，可以为企业提供出超过几百G的信息存储空间。用户可以将文件资料存储到钉盘中，防止因信息太多而淹没文件，想要找的时候找不到。 
　　3.简道云可以让办公平台量身定做 
　　对于企业不同部门而言，其办公需求也不尽相同，而这种多样化办公需求就要为用户制定出相应的办公平台，同时还要便于实现，简单可行。而间道云则在很大程度上满足了这样的多样化办公需求，为企业人事管理、业务管理、客户管理等提供出相应的办公模板，用户仅需要按照自身需求选用办公平台即可。在这一过程中，不需要进行编程，可以有效降低办公平台定做要求。 
　　二、“互联网+”环境下钉钉在烟草企业现代化管理中的应用条件 
　　在“互联网+”背景下，移动办公成为企业发展的必然趋势，受到越来越多企业的欢迎。单纯就通讯技术而言，移动通讯更为方便，无线网覆盖范围越来越广，这样就为烟草企业员工随时随地进行移动办公成为可能。就办公效率而言移动办公可以有效破解空间、时间限制，让烟草企业员工办公不再受到时间、地点限制，能够通过手机处理相关业务。移动办公让办公流动性、工作协同性以及管理远程化有效融合在一起，这样就极大地提高了办公效率与管理水平，促使烟草企业办公效率得到显著进步。 
　　钉钉作为一款能够帮助企业员工进行移动办公的软件，其优势在于：一是免费且多种客户端都可以使用，有效降低了平台研发成本。烟草企业中职工数量众多，职工可能会使用很多手机客户端，如安卓、ios等，而钉钉可以兼容这些客户端，有效解决了先前的办公管理软件无法跨平台使用难题，而且全程使用都免费，这样也为烟草企业节省下很大一笔办公系统开发费用；二是简道云可以达到烟草企业各个部门的办公业务需求。烟草公司规模一般都很大，职能部门划分明确，包含多个部门，如生产部、销售部、人事部、采购部等。不同的部门其工作内容也不同，因此对办公软件有着不同的功能需求，办公内容变化也很快，所以办公软件平台要具备相应的灵活性。但是烟草企业员工并非专门的软件专业出生，所以无法独自开发适用的办公平台，需要采用外部的办公软件，同时还要求外部的办公软件可操作性强。简道云是钉钉推出的定制化应用工具，可以给用户提供出表单、报表、流程设计，而且出于让用户便于操作的考虑，简道云还自带了大量应用模板，烟草企业员工可以按照自身工作需求而开发出相应的办公软件，操作非常便捷。 
　　三、“互联网+”环境下钉钉在烟草企业现代化管理中的应用研究 
　　1.以钉钉平台为基础，提高烟草企业办公效率 
　　当烟草企业借助于钉钉创建办公平台时，需要综合考虑公司的系统消息、运营事务、部门事务这几大内容。首先在钉钉上创建起烟草企业团队，让内部员工都加入进来；其次按照不同员工所承担的职责、工作需求、职位划分，为其提供相应的权限；最后根据各个部门需求，运用简道云来构建起符合该部门办公需求的软件平台。钉钉上的企业系统消息应当设置成所有员工课件，其消息类型主要包括烟草行业发展趋势动态、国家出台的烟草行业政策法规、公司公告等。同时，在企业主页界面还要有各个部门简介、通讯录板块，便于员工交流沟通。因为系统消息设置成所有员工都可见的形式，所以这些信息在发布时往往带有公司官方性质，因此需要专人定期对信息进行更新维护，保证信息及政策内容的时效性与准确性。 
　　2.通过钉盘进行文件共享传递可以更加安全放心 
　　烟草公司内部员工进行交流沟通时就会有很多文件需要上传，同时各个部门相互间也会有很多文件传输。此外，��草公司在和客户进行交流时，也会涉及到大量信息存储，而这些文件因为数量众多，如果在聊天窗口中发送往往会被聊天信息淹没，而翻阅聊天记录会花费大量时间，且文件容易弄错，甚至会忘记客户是否发过该文件，这样就会极大地浪费工作时间，影响工作进度。但是钉盘存储容量很大，而且手机便于携带，能够及时追踪文件查阅状态，可以很好地满足用户需求。例如烟草企业员工在和客户交流时，为了让客户更为深入及时地掌握公司的烟草产品信息，销售员工通常会给客户发送很多图片、文件等资料，而利用传统的通讯软件，销售人员在发送给客户资料后，客户往往没有反馈，这样销售人员无法判断客户是否收到了资料，而需要再次确认，这样工作效率会大大受到影响，同时也会让员工和客户有距离感。但是钉盘可以及时查看文件接收状态，当用户查阅文件以后，销售人员可以进一步介绍烟草产品信息，从而拉近和客户的距离。 　　此外，在钉盘上也可以建立起工作团队，共享工作所用到的各种资料。例如在讨论某一类烟草新产品营销方案时，可以先在钉盘上创建团队，然后让参与谈论的员工加进来，一起分享并讨论方案内容，这样不但能提高交流效率，同时也可以加快工作精度。 
　　3.使用好行业发布在钉钉上的移动办公应用外，注重数据分析，挖掘平台使用深度。钉钉平台上有行业发布的部分销售、终端、专卖数据。我们要经常性的利用平台的便利性，可以时刻关注省、市和当地卷烟销售情况，实时数据分析，了解市场状态，及时跟进营销服务。分析平台专卖数据，梳理重点管控品牌，��施精准监管，严防卷烟非法流动。并通过移动办公平台做好专卖、营销、物流、内管四大员的协同工作。 
　　4.通过移动平台开发应用，强化内部管理。除了使用好行业开发的应用模块以外，我们要依托钉钉应用中心，将自主开发一些适合工作实际的功能模块，如假期管理，解决年休，加班，请假等一系列实际问题。如用车申请等，通过提升钉钉平台的移动办公平台的应用，提高钉钉的使用频率，并提升综合办公工作效率等。用印申请解决印章管理中经常遇到的领导不在签不了字等问题，真正实现了无纸化办公与移动办工。会议室管理实现了对会议室的实时管理，避免了会议冲突等不必要的麻烦。更多的功能有待一一开发使用。 
　　5.借助于钉钉的第三方软件，实现为烟草企业应用定制化。 
　　如简道云可以灵活定制各类报表，实现数据搜集，数据管理，数据分析，数据协作。提供了14种表单控件，62种高级函数，300多种基础功能，超多的铁杆粉丝共同参与，数万种高价用法。智能流程引擎，给数据装上发动机，多级上报，流程审批，自由配置。并通过钉钉接受数据提醒，不错过任何新数据。 
　　如万能工资条可实现一键群发，excel工资表秒变工资条，还可以随时撤回工资条，支持直接在线修改工资条后直接发送，实现了随时随地查看工资条，可查看历史工资条，支持在线确认或报错。 
　　如任务管家可以了解团队成员的安排，最大化利用空闲时间；任务列表清晰有度，化繁为简，实现团队的高效管理，任务设循环会按照固定周期生成后续任务，前任务逾期，后续任务自动延迟；任务内设置循环提醒，每隔一段时间系统自动提醒，再也不用提心遗忘。可将任务中某个重要的步骤分解为检查项或者子任务，逐步解决，有条不紊，保证每个环节都不被忽视。解决了管理层对人员执行办的掌控。 
　　四、结论 
　　总而言之，将钉钉移动办公软件应用到烟草企业管理中，可以极大地提升烟草企业的现代化管理水平，将互联网+技术深入有效运用到烟草企业日常运营中，这对于烟草企业、烟草单位都是质的飞跃。同时面对互联网技术迅猛发展的整体背景，烟草企业自身还要不断革新，与时俱进，才能真正让钉钉办公软件为其作出更多贡献。