浅谈财务信息化系统在餐饮连锁企业中的应用

　　【关键词】财务信息化系统；餐饮连锁企业；报表模块 
一、目前连锁餐饮企业信息化应用 
财务信息系统的应用是一个企业信息化的重要组成部分，财务系统如何顺利上线及上线后如何良好应用是我们遇到的常规问题，一般连锁餐饮企业信息化实施需要经过如下几个阶段： 
1.软件选择及模块的确定 
餐饮连锁企业分快餐和中餐，各企业的业务流程和管理方式各不相同，各企业要根据自身管理模式和业务流程选择相应的信息化解决方案，才能借助信息化助推本企业的规范经营和工作效率的提高。软件要选择领先品牌、性价比高、服务品质好、提供个性化管理需求，且具有较高软件成熟度的厂家，以保证后期服务的质量和稳定性。 
2.前期沟通与基础资料准备 
（1）前期尽调与沟通。确定软件以后，软件工程师首先要进行现场调查，与餐饮企业关键业务人员充分沟通，详细了解业务流程和日常存在的问题、潜在的问题及解决办法，然后输理业务流程，整理出完整、顺畅的业务流程，从固定资产、供应链到总账、再到报表信息（如下图），有的企业还会用到零售系统，梳理好流程以后经系统项目领导确认形成文字性文件。这个过程一般也是解决原本企业流程中不合规情况和业务操作问题的良好时机。 
（2）基础资料准备。基础资料准备是系统实施的关键环节，系统上线的基础，所以在这个环节，软件人员先演示软件，使准备资料的人员充分理解相应基础信息的含义和重要性，并给出每类档案的模板，实施项目组业务人员先整理出本企业信息，再将整理好的信息按要求拷贝相应模板中，基础资料大致如下：基构信息、部门档案、人员档案、客户和供应商分类及档案、项目大类及目录、折旧年限及方法、固定资产档案、计量单位、存货档案、贩卖品档案、促销方案等。准好基础档案后，按照项目组商讨的编码方案对各档案进行编码，在这个过程需考虑企业的长远发展和计划，为新档案的增加留有余地。 
（3）搭建系统平台，进行业务测试。在业务人员准备基础档案的时期，软件工程师根据第一阶段设定的信息化解决方案和企业选购模块，搭建和本企业硬件设施相当的系统环境平台。将准备好的基础资料导入系统，用该企业��际业务单据在系统中进行实操测试，供应链从采购订单、采购入库、采购退货、调拨出货，门店订货、门店收货等供应链流程测试；总账自凭证填制、审核、记账、结账等业务、账务查询和报表生成测试；固定资产从录入新卡片、计提折旧、资产调拨、报废、生成凭证测试；零售系统自顾客点餐、结算、报表查询等方面测试；对存在问题的环节进行调整，进一步优化系统流程，确定最终实施细节。 
3.组织培训与系统上线 
（1）业务人员的培训。系统测试完成且形成最终实施流程后，首先对关键业务人员进行详细培训，使其熟练掌握系统应用、查询及解决常规性问题及特别问题的方法。其次组织全体相关业务人员培训，以本企业实际业务为例，在搭建平台中给业务人员详细的培训和考核，要让所有业务人员会灵活操作软件，能够处理遇到的常规性问题。同时，制定好档案新增、调整的业务审批流程并形成文件；对系统管理员进行详尽培训，如所有档案的新增、调整、人员权限调整，促销方案设制和停用等等，使其熟练掌握系统档案处理过程。 
（2）系统上线。网络、硬件、软件、系统、人员等条件均已具备，按项目计划日期上线，上线当天软件工程师和IT部门人员需要多配人手以备出现临时状况，IT部门保障硬件设施稳定、网络顺畅，软件工程师保证软件安全稳定，项目实施业务人员也成为力保项目顺利上线的护航员，全面做好准备，力保系统项目顺利上线。 
4.系统跟进及问题解决 
（1）与旧系统并行，跟进解决问题。系统上线后，进入正常使用状态，但刚换系统，新系统和数据的稳定性需要磨合，磨合过程中会有操作性或其他方面的问题，有些问题企业关键业务人员或IT部人员当场就能解决，有些企业内部当场解决不了问题可以归集到专人，由专人与软件工程师对接并及时处理，确保业务平稳过渡，随着时间的推移和大家操作的熟练程度，问题会越来越少直到没有。为了确保业务连续和数据安全，企业会要求新旧系统并行一段时间，并行过程是基层业务人员最辛苦的，相当于一项业务要在新旧系统各操作一次。 
（2）ufo报表使用。常规三大财务报表在系统中有预制模版，根据本企业行业选择相应模版略做调整使用，本企业因品牌多、店面多，要定期出具所有门店利润表和费用明细表对比分析，这些特别需求通过自定义报表实现，在自定义报表按企业要求的格式设制报表模版，在单元格中根据公式指引一步步选择关键字、部门、科目、期间等形成公式，编制完自定义报表并检查保存。这是细心又费时的活，需要及大的耐心，这个工程完成，以后则定期在报表模块直接取数生成报表。 
二、目前市场餐饮企业信息化系统应用存在问题 
1.存货流程粗放式或手工管理 
本人近两年曾对一些单位调查结果发现，有些单位对存货的管理还停留在手工阶段，门店订货、收货、盘点、调拨均是手工单据或Excel制表，业务完成再将单据传递回财务，由专人将手工单据录入系统，若单据丢失情况，则无法核实业务真实性，造成重复工作且效率低下；有些单位采用了供应链信息化，但财务、供应链、零售均使用不同的软件，财务要用供应链提供的数据做往来挂账、进货、成本和门店间的调拨，再用零售系统提供的单据和存款单做收入，造成供应链数量和金额的及时性、真实性与总账系统不能达成，销售收入核对及时性和准确性不能达成。 　　2.目前结算方式多样化，对账成为最让人烦恼问题 
目前，除了现金、POS、内部餐券外，如微信、支付宝、美团团购、糯米团购、团购中多种组合、商场不同抵扣券等，有些团购机构或银行将微信、支付宝、pos结算方式集中到其系统中又形成新的结算方式、造成结算方式少则十几种，多样化的结算方式，加上收银业务操作的熟练程度和正确性因素影响，使收银对账和回款对账都较麻烦，不同结算方式互串或少结、多结的现象时有发生，例如实际结算是微信，在收银系统操作时点成了支付宝，则造成支付宝和微信在对账时都会有差异；例如团购验券时尚未成功，收银员以为操作成功，则结束了操作，最终造成少结；如卖餐旺期有顾客点了小菜，顾客将小菜款交给收银先拿走小菜，这时收银员正在为另一个顾客结账，等结完账收银忘记在系统中录入小菜，这样造成收款大于系统销售。相信这块对账是餐饮财务人员的最头疼的事。 
3.报表模块利用不充分 
财务工作的目标就是出具报表，提供真实有效的信息，依企业情况做相关的系统分析，为领导预测和决策提供有效依据。经调查发现，目前企业对报表模块的使用并不充分，一般企业用报表模块仅生成三张主表既资产负债表、利润表和现金流量表，对其自定义报表利用不够充分。 
三、餐饮企业信息化系统应用的对策建议 
1.梳理存货流程，采用信息系统精细化管理 
近年来，连锁经营餐饮的企业很多，而成本控制是餐饮业的一个重要环节，有些规模大的企业已经用等ERP、NC实现系统统一管理。对于规模相对小一些的企业依据自身情况选择性价比高的财务系统。 
首先，总账、供应链采用同一系统，实现信息共享，财务人员期末将相应业务单据记账后直接自供应链生成凭证，保证存货和成本数据和准确性和及时性。 
其次，对存货进行信息化管理，使存货从订货、入库、自总仓到门店的调拨、门店间调拨、仓库盘点、门店盘点在一个系统中实现，后续单据引用源头单据生成，提高工作效率和数据的准确性。在信息化的建设与实施过程中，将供应商的资质、配送及折扣和合作程度等相关资料保存到系统中，以便对供应商进行合理的评价，来选择良好质量的供应商。甚至有些餐饮企业已经实现可以和供应商协同，企业录入采购订单，在供应商的系统中自动生成销售订单，供应商依据销售订单生产发货，形成销售出库单，企业门店收到货物，引用原来的采购订单生成入库单，并修正收货数量，在此过程中，系统能够自动设定不能多收或少收的比率，以便降低舞弊现象发生。 
最后，供应链与门店零售系统对接，每个菜品都有相应的配方即BOM表，将BOM表录入系统，系统会依据菜品的销售数量计算出原料标准耗用量，将当天的盘点数据录入系�y，系统会依据昨日库存+本日购进-本日结存算出实际耗用量，并将原料的标准耗用量与实际耗用量对比计算出差异，企业则依据差异查找问题并优化操作流程和节约成本，促使差异减到最小，即保证菜品质量又控制了成本，且有利于管理层分析毛利，为营销、调整菜价等提供准确参考信息。当然因菜品的变化要对BOM表不断的更新维护，并且这是一个繁杂且耗成本的事情，这就需要企业根据自身情况平衡处理。 
2.加强业务培训、将销售管理或总账与门店零售系统对接 
对于结算方式多样化造成对账难的问题可以从以下几面着手：首先，制定完善的收银管理制度 制度中包含具体要求和奖惩原则，要求员工按收银制度办事，规范操作流程，当日事当日毕，及时将结算平台金额与收银系统销售金额核对。其次，对收银员和出纳定期进行培训，餐饮行业基层人员一般学历低、流动大，必须定期对其收银具体操作流程和制度给予重申，使其在业务源头操作细心、准确、快速，保证结算方式无误、不出现未验券成功和少录单等情况，这样为快速对账提供了良好的基础。最后，利用现在的信息化技术将各结算平台的后台与零售系统对接，这样不仅验券快速也不会出现验券不成功的现象，零售系统自动将相应销售数据与相应结算方式的后台应结算金额匹配形成汇总表，收银和财务都可以定期查看。出纳每日结班只打印汇总表，数据一致则直接出具日报并由当班经理和出纳签字确认传递财务，数据不一致则可查询明细并给出原因，进一步解决。再者，将零售系统和总账或销售管理对接，依零售系统已经核对好的数据生成收入凭证。 
3.充分利用报表模块和财务分析 
一般财务软件的报表模块是一个灵活的报表生成工具，财务人员可以自由定义各种财务报表、管理汇总表、统计分析表，通过取数公式从数据库中挖掘数据，也可以定义表页与表页以及不同表格之间的数据勾稽运算、制作图文混排的报表。所以财务人员除了可以利用报表模版生三大报表外，充分利用自定义报表的功能，依据本企业情况和需求，自定义相关数据的对比分析报表并生成模版，根据对比分析所取数据不同，在单元格中依据公式向导选择函数逐步选择部门、科目、会计期间、方向、账套号、会计年度等形成公式，可制成自己需要的报表模版并保存，就如同三大报表模版一样，以后取数时选不同期间，直接生成报表就可以了。如同一品牌下所有门店的收入费用表对比分析、不同品牌间收入费用的对比分析等。把企业常用到的财务指标 ，如反映盈利能力、营运能力、偿债能力和增长能力状况的指标可以直接在自定义报表中设置好，这样则可以通过信息系统定时的取得相关比率指标，以便企业管理层对企业财务状况做出及时有效的判断。如有较复杂的报表需求，可以同软件工程师沟通，以二次开发的方式来实现。 
参考文献： 
[1] 文明瑶，文斐. 基于连锁餐饮企业的餐饮管理信息系统的改进思路研究. 中国信息化，2017（10）. 
[2] 何桂萍. 连锁餐饮企业财务信息化建设存在的问题与对策.商业经济， 2013（9）. 
[3] 张健，赵华. 基于价值导向的连锁餐饮企业精细化管理. 湖北经济学院学报（人文社会科学版），2012（9）.