基于知识服务的档案管理模式的理论探索

 　摘要：在档案管理方面，基于知识服务的档案管理在适应企业发展和管理的过程中诞生了。在企业的经营过程中，对于客户档案的管理，一般来讲归于业务管理部门。但是有些企业客户特别多，业务部门就此情况对客户档案采用分散管理的方法，如此一来集中客户档案就成了问题。为了适应企业目标，科学合理的档案管理制度从企业战略上看是不可或缺的目标成分，只有科学的档案管理，才能够有利于企业利益的实现。 
　　关键词：知识服务；档案管理模式；理论 
　　如今的时代是一个知识经济时代，知识栖身在经济活动的各个方面，对于生产性企业，生产加工和销售分配环节都离不开知识的作用，所以说知识管理是企业不可或缺的管理内容。而档案也可以归纳为企业生产知识的部分，因为服务特性是企业档案工作的本质。由于利益对于档案管理的要求，以及档案管理作为知识管理本身的重要性决定了档案管理模式。将企业的档案管理和政府的档案管理对比，从本质上看，企业是为了盈利而政府是为了服务社会，所以在档案管理内容商企业与政府有所区别。但是同样作为档案管理又不可避免的存在内容上的重叠部分，比如档案管理直接目标是为了提高服务效率。企业为了更好的实现盈利目标，政府为了转变管理职能，并提高管理效率，两者都需要优化档案管理模式。 
　　1 总体布局 
　　动力基础和目标成效是基于知识服务的档案管理模式最重要的结构基础。动力基础又可以分为三个部分：1、管理体制，档案管理作为企业管理的一部分，企业的管理体制对于档案管理模式的构建有着指导性的作用。2、管理机制，管理机制是管理内容的各方面体现。比如监控机制，这是对管理工作的全面监控和约束以及问题反馈。3、管理流程，作为当管理的核心，管理流程大致可以分为档案的检索、档案的收集、档案的鉴定、档案的整理以及档案的服务这些过程。为了实现企业目标，动力基础构建必须予以重视。组织的绩效目标也是进行档案管理需要考虑的因素之一，比如将组织学习、产品研究、战略柔性以及客户响应有机结合能够更好地进行科学有效的档案管理，给予企业目标实现尽量大的贡献。 
　　2 构建原则 
　　2.1目标实现原则 
　　当企业目标为利润最大化时，档案管理也应当为了实现企业目标而设定自己的分目标，这时利润最大化则是档案库设置的指导方向。尽管档案管理的目标是利润最大化，但是档案管理本身并不能给企业带来利润，就利润贡献而言，档案管理的贡献是将隐性价值更多的转变为显性价值而被企业加以利用实现利润。所以说让各个实现企业目标过程的环节变得快捷高效是档案管理的目标。由于外部环境对于档案工作的影响，档案管理也应当接收外部环境变化的信号，不断地在管理方法和理念上进行创新，这样才能够为企业高效的运转，从而实现目标贡献出力量。 
　　2.2系统集成原则 
　　当管理作为知识管理的成分，管理体质、管理机制以及管理流程之间的关系确定，都是为了企业目标实现，形成系统化的工作运转，而档案管理应当充分考虑由这三个方面来决定的管理有效性。 
　　在当管理过程中，支持和被支持原则应当放在首位，档案管理本身是为企业目标实现而服务的，企业的战略愿景决定了档案管理方向。为了更好的实现目标，档案管理过程必须有将企业所有管理档案工作联系起来的步骤。上一级的管理目标也是档案管理的指导方针，从管理方法和管理人员配置上，必须满足企业目标的要求。 
　　档案管理过程的三个部分中，管理机制是档案管理工作的结构，也是档案管理工作的指导，比如档案管理必须与企业组织关系相匹配，这样才能够有利于跨部门之间的相关方面的工作交流。这被称之为指导与被指导作用。 
　　档案管理机制和其所指导的具体管理工作固然重要，但是监控在当管理过程当中也不容忽视，只有做好了对管理工作的监督和问题反馈，才能够及时处理问题以及�M一步优化管理模式。这样有利于提高企业资源的运用效率。监督管理工作一定是在问题发生之后再予以反馈，这样会形成问题发生和收到反馈并做出调整的时间差，那么这也要求档案管理以科学的手段缩小这种时间差。不仅优化了管理工作的运行效率，还能够有利于管理对象运营效率的提高。 
　　2.3资源整合原则 
　　高效的档案管理也是有序的资源整合过程。对于档案部门，首先必须有“大档案”的思维架构，对于其他资源利用部门，也需要贯彻这一思想，企业档案整合是从生成，流动，最后归档的过程，这个过程的实现需要其他部门配合。有序的档案管理，应当体现档案之间层次感和相互联系，这决定了档案管理对收集整理提出了分类要求。倘若出现了工作上的矛盾，档案部门根据档案之间的联系做好调和矛盾的工作，这是企业稳健发展的需要，是企业实现经济利益的必备，是企业可持续发展的要求。 
　　参考文献： 
　　[1]董萍，杨静.基于知识服务的档案管理模式的理论研究[J].中国管理信息化，2018，21（07）：134-135. 
　　[2]张彩霞.知识服务：一种档案管理新模式[J].管理观察，2017（22）：69-70. 
　　[3]苍硕.关于知识服务的档案管理模式探究运用[J].黑龙江史志，2014（11）：196.