财务管理论文：ERP在财务管理中运用及财务管理革新

 在经济全球化和信息技术飞速发展的环境中，企业只有实现科学的、现代化的管理，并且在瞬息万变、难以预料的商业竞争中建立敏捷的运营能力，才能够保持持续竞争优势和快速发展势头。科学的、现代化的管理手段是解放生产力与领导决策分析的重要依据。而ERP能为企业运作全过程做精细管理，在商海中以敏捷的身手一展宏图。

一、ERP的涵义

ERP（EnterpriseResourcesPlanning，企业资源规划）ERP是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石[1]。ERP是美国著名的计算机技术咨询和评估集团GartnerGroupInc.在20世纪90年代初提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPⅡ(ManufacturingResourcesPlanning，制造资源计划)基础上进一步发展而成的面向供应链（SupplyChain）的管理思想[2]。ERP的核心就是实现对整个供应链的有效管理，它把企业和供应商、客户等市场要素结合起来，并将企业内部的采购、开发设计、生产、销售进行整合，使企业能够对人、财、物、信息等资源进行有效管理与调控，提高资源运作效率。ERP的本质是一种管理思想，但是必须以软硬件系统作为实现其管理思想的载体。ERP没有严格的定义，通常把这种管理思想称为ERP，而实际的硬软件系统称为ERP系统。

二、ERP系统是提升企业的管理水平的工具

在传统管理中，企业注重人、才、物管理，并通过设计合理的组织结构、制定有效的制度来强化企业管理。然而，在信息时代，大量的飞速产生和通讯技术的发展，迫使企业把如何快速准确地获取信息、利用信息对企业各个环节进行有效的控制，以保证高效运作作为取胜的经营之道。信息成为企业重要的战略资源，一个企业将来是否持续发展，在很大程度上取决于其能否最大限度、最快速度地获取与利用信息的能力。因此，很多企业将信息技术与管理融合，用ERP提升企业的管理水平。因为ERP可以结合企业的实际情况进行调整，所以使得ERP更适合企业使用，实现了管理的透明化、程序化、标准化。

三、ERP在财务管理模块中的运用

因为财务管理系统包括信息和资金流管理。所以完整的会计信息系统（AIS）应当包括所有与资金有关的业务活动。ERP系统是一个较完整的管理信息系统，是管理信息系统各子系统的集成，而财务信息子系统（或会计信息系统，简称AIS系统）虽只是其中一个子系统，但却是其中最重要的子系统，并且其他子系统中都与财务信息系统有着密切的关系，财务信息系统是企业管理的总控，而财务信息系统的很大部分信息来源于其他子系统，所以也可以说ERP系统是个"大财务信息系统"，也可以说财务管理系统就是ERP系统的主体和灵魂。一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。

（一）会计核算

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、固定资产、工资管理、成本管理等部分构成[3]。现对其中的几个构成部分进行讲解：

1.总账模块。模块主要功能是采集和输入凭证，完成凭证处理，实现明细账及总分类的登记，编制会计报表并建立应收账款、应付账款、现金管理、工资核算、固定资产等模块的会计数据传递和数据共享。

2.应收账模块。应收账模块指企业在经营过程中，由于销售商品或提供劳务，向够货单位或接受劳务单位收取的款项。应收款管理模块对应着核算单位的销售业务，通过销售系统传递过来的发票、其他应收单等单据为录入依据，对企业的往来款项，进行综合管理，帮助企业使用者进行资金的调配，提高资金的利用效率，同时将各项事件自动生成记账凭证，传递到"总账模块"。

3.应付账模块。应付账模块对应着核算单位的采购业务，它通过采购系统传递过来的发票制作其它应付单、付款单等单据，同时将各项事件自动生成记账凭证，传递到"总账模块"并提供供应商的往来款余额，生成报表，帮助核算单位进行资金的调配，提高资金的利用效率。

4.固定资产核算模块。固定资产核算模块主要功能是核算和管理资产核算固定资产折旧、分配折旧费用、输出有关固定资产信息。并将有关数据通过凭证的形式传递到总账模块。同时通过对账保持固定资产账目与总账的平衡，并可以查询凭证。

5.工资核算模块。工资核算模块是核算单位人员的工资数据，对人员增减、工资变动进行处理，自动计算个人所得税结合工资发放形式进行口令设置或向代发工资的银行传输工资数据，自动计算、汇总工资数据，支持计件核算模式，自动完成工资分摊和相关费用计提，并可直接生成凭证传递到总账模块，这一模块是跟总账和成本模块集成的。

（二）财务管理

财务管理是现代企业管理（ERP）的核心，因为它最能体现现代企业管理精确、实效的要求，企业运作过程中所有环节的人财物变化都可以通过绩效体现出来。但要想达到这样的要求，必须有3个条件：首先，企业运作的所有环节必须与财务是紧密联系的；其次，企业运作的所有过程状态都必须实时反映到财务上；最后，财务结果必须尽快反馈到企业各个管理者[4]。财务管理的作用主要是在会计核算数据的基础上，对企业的所有管理操作进行价值评价。财务管理的职能主要分为三个：

1.财务决策：是指有关资金筹集和使用的决策[5]。

2.财务计划：是指针对特定期间的财务规划和财务预算[5]。

3.财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，账户分析等[5]。

另外，ERP系统中的财务管理模块可完成事后财务信息的反映，财务信息处理，部分信息还可以通过网络形式进行收集和发布。

四、财务会计流程是企业流程的重要组成部分

随着信息革命的深入和经济全球化的到来，企业的经营环境急剧变化，企业之间的竞争转为服务的竞争，因此，有越来越多的企业和管理学者逐步认识到，流程已经成为当代企业管理的核心内容之一。流程设计的好坏，直接影响到运行效率的高低和企业目标的实现。我认为企业管理就是对企业的运作流程进行管理。所以企业应该特别重视流程之间相互作用和匹配。一般来讲，不同组织其性质和目标不同、业务不同、管理不同，导致其流程有很大的差异。我们可以把企业实际流程进行分类，通常存在三类主要流程：业务流程、财务会计流程和管理流程。

(一)业务流程

组织通过开发和提供满足客户需要的商品和服务来创造价值，而商品服务是通过一系列的业务流程来提供的。业务流程是指组织为实现其经营目标或战略目标而进行的一系列活动。不论企业提供的商品和服务的种类如何，都至少有3种类型的业务流程：

1.获取/支付流程

获取/支付流程的活动包括获取、支付和维持组织所需要的资源。这些活动或子流程的目标是：获取组织所需要的且能够支付得起的资源（商品和服务）；支付获得资源的款项；适当的维护获得的资源。可以获得的资源包括：人力资源、资金、存货（原材料、物料、商品等）、固定资产（厂房、设备等）、无形资产（新思想、技术、商誉等）、其他服务（法律、咨询、财务等）

2.转换流程

转换流程的目标是将获得的资源通过转换变成客户需要的商品和服务。转换流程贯穿于整个组织，它形式多样，受制于所提供商品和服务的类型、使用的技术和资源、政府、社会，以及客户和管理者的偏好。例如，工业企业，转换流程包括：把采购的货物转换成企业存货的仓储流程，把材料转换成产品的生产制造流程，把资金转换成固定资产的投资流程等。

3.销售/收款流程

销售/收款流程包括一系列交付商品、提供服务和收取款项的活动，其目的是通过销售/收款流程，将商品和服务作为输出提供给客户，并尽可能及早收回款项，保证资金回笼。

(二)财务会计流程

财务会计流程是指财务会计部门为实现财务会计目标而进行的一系列活动。不论提供服务的种类如何，财务会计流程也可以分为三类主要的活动或子流程：

1.数据采集

①获取/支付流程的数据，如采购单价、金额、税金；现存存货单价、金额；向供应商实际支付的款项或应支付的款项。②转换流程的数据，如企业将材料转换为产品生产过程的材料费用、人工工资、制造费用、为生产服务的期间费用等。③销售/收款的数据，如销售单价、金额，广告等销售费用，销售成本，销售现金流入或应收款等。财务会计流程从业务流程中采集数据，其数据的载体主要为原始凭证（销售发票、付款凭证、入库单等），这些原始凭证是财务会计流程的输入资源信息或数据。

2.数据加工与存储

数据加工与存储流程是将反映经营活动的原始凭证进行加工，编制、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、传递，并加工、分类、汇总、传递结果保存在各类账簿中，将账簿和凭证长期保存。

3.报告信息

报告信息流程就是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。从数据处理的角度看，财务会计流程中各项活动都体现为对信息的某种作用，并构成一个有序的数据处理和信息生成的过程，这一过程可以分为若干部分，每一部分都有各自的处理任务，所有的部分相互联系、相互配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体-会计信息系统。

(三)管理流程

管理流程并非独立存在，它是以会计信息系统（AIS）产生的信息为依据，对企业经营活动全过程进行计划、控制和评价等，从而创造价值。主要的管理活动也分为三个：

1.计划。管理者定义业务目标、制定预算并提供实际目标所需的蓝图。

2.控制。不同层面、不同部门的管理者通过优化流程、制定规章制度、采取相应的控制方法对企业经营活动进行管理的全过程，即业务流程、财务会计流程，乃至企业经营活动整个流程进行比较、分析和评价，以便使实际的执行结果和期望值（目标、计划、预算）保持一致，有效地利用企业资源，保证企业目标的实现。

3.评价。管理者定期评价运营成果来考察业务过程是否正在实现组织的目标，并根据评价的结果修正计划、目标或期望值。通过上述三个流程的分析，业务流程、财务会计流程和管理流程并不是独立存在的，而是相互联系、相互依存和相互作用的。

企业在经营过程中形成一系列的业务流程；业务流程产生了大量信息；财务会计流程获取这些信息，经过加工后，又将信息提供给管理流程；企业管理者利用会计提供的信息从事管理活动，对经营过程进行计划、控制和评价，三个流程共同支持企业管理目标的实现。财务会计流程负责从业务流程中采集数据，经过加工后生成企业管理活动所需的信息。它也是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此，可以看出，财务会计流程是企业流程中重要的组成部分。

五、财务会计流程的创新思考

当人类进入信息社会，信息技术的滚滚浪潮打破了国界、距离与时间的限制，这不仅仅改变了人们的生活方式、工作方式和学习方式，而且改变了企业的经营模式和生存方式，使得经营、管理和服务密不可分。然而，很多企业的流程仍然沿用工业时代的模式，除了业务、管理流程本身存在问题之外，财务会计流程本身的缺陷也使得财务远离业务流程，当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款，不知道物料的作用、质量以及物料的真正实际价格，只能扮演事后获取信息、事后提供信息的角色。因此，会计流程的缺陷将影响财务、会计信息的质量。

传统的会计模式下，仅需几个财务人员就可以轻松进行会计核算。然而随着经营规模的不断扩大，经济的飞速发展，经济业务越来越复杂，这种基于手工的信息处理、基于纸张的凭证和账簿以及手工信息传递越来越暴露出其不足。为了有效地完成财务工作，将财务会计细分为原材料核算、工资核算、财务处理等相对独立的工作。当网络技术在各个领域中得到广泛应用之际，财务人员积极将计算机网络技术应用于会计工作，从而延伸了电算会计。但是由于人们在传统会计体系结构的束缚下，并没有充分发挥计算机技术设计会计流程，只是简单模仿和照搬手工的流程，将一项项相对独立的工作搬到计算机中，并通过一个个相对独立的子系统（如存货核算子系统、账务处理系统、报表编制子系统等）完成相应的工作。从财务管理的角度看，虽然会计电算化的应用大大提高了会计数据的处理速度和准确性，降低了纸张使用量，把大量的财务人员从繁乱复杂的工作中解放出来，但是，会计流程的自动化，仅仅是手工财务工作的翻版，各个核算系统仍是彼此独立的"信息孤岛"。因此，在劳动分工思想指导下，没有改变传统会计信息系统结构的本质，也没有消除这种结构的缺陷，会计流程只是模仿手工流程。

事实上，财务人员无论是在手工条件还是在计算机系统环境下从事跨系工作其工作的特点都是事后算账-即其公开提示的体系是以过去信息为主体的。通过分析可以看出，传统财务会计流程不能适应目前迅速变化的世界，严重影响了信息的质量、相关性、有用性和实时性，并正在逐步失去其真正的价值。很多单位都开始实施ERP系统，但是，由于传统观念的束缚和流程的不合理，使得财务跨机流程远离业务流程，其入口的主要内容就是会计凭证，即当一项经营活动（业务事件）发生时，业务部门要处理单据和记账，财务人员还要根据业务单据（采购发票、销售发票、入库单等）编制记账凭证，并录入到系统中。财务与业务不协同的流程导致了会计仍然是事后算帐，并没有发挥ERP的优势，无法支持事前计划、事中控制、事后分析。

比如：信用卡的使用过程形成了资金流，而这个资金流实际上是一种信息流，这种资金运动过程就形成了一种新的信息流程。在数据来源统一的条件下，当任何一顶业务发生击引起"物流、资金流及信息流"中的其是一"流"的信息发生变化是，ERP系统将实时更新其它"流"的相关信息，使企业的运营管理信息在任何时候都保持同步、一致和完整，ERP系统实施能通过对过去需要手工操作的流程实现部分或全部自动化；提供新的功能以支持过去手工操作不可能实现的生产经营流程，为管理者提供准确、及时和完整信息以加快管理决算过程，提高决策质量三种方式来帮助企业管理层制定资源计划。

因此，我们说ERP帮助企业实现了物流、资金流及信息流的"三流合一"。所以财务业务一体化信息处理流程是基于业务事件而不是基于会计核算所需信息，可以根据财务管理的需要提供更完整、更有价值的信息，并将所有数据集成于一个数据库，实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息，支持决策。只有在设计保证财务部门、业务部门的协同运作的信息流程，打破传统财务流程才能在ERP的实践中将这些合理的信息流程嵌入会计和财务管理流程，从而实现提高会计信息质量，强化企业管理的目标。

六、优化流程可以有效协同ERP进行管理

某企业实施ERP财务流程改进前后的对比：该图描述：1.由生产企业生产的产品验收入仓库。2.仓库根据销售公司提供的销售订单，发货出库。3.生产企业的财务根据出库信息开据销售发票。4.记账人员根据销售发票和出库信息编制记账凭证，反映应收账款的增加和销售收入的增加，登记账簿，并将结果保存在各个事业部的数据库文件中。5.生产企业将销售发票邮寄给销售公司。6.销售公司接受发票。7.财务根据发票编制凭证，反映应付账款的增加和存货的增加，登记账簿，审核并记账，并将信息保存在销售公司的数据库中。8.月末，生产企业财务与销售公司的财务进行财务核对，如果账账不符，还需花费大量时间查找原因。

从旧的流程图可以看出，生产企业需要获取出库信息向销售公司开具销售发票和邮寄发票，即使让交易对方获取记账依据，降低交易双方的入账时间的差距，邮寄发票的频率和费用也大大增加；如果还有其他销售公司的应收款，那么都要对应收款一一进行核对。而交易单位的应收和应付不是同步生成，这样不仅加大了票据的管理难度，增加了管理成本，而且给对账也带来难度。而一旦某一个环节出现问题，不但不易于查明原因，而且还会造成应收款不能及时收回，资金短缺，从而影响整个生产企业的工作效率。因此，旧的流程已经不能满足财务管控的需要，所以必须要进行流程改进，解决问题。1.当产品出库时，确认销售实现，开票中心从物流部获取出库信息，从销售公司获取价格信息，自动生成销售发票，并将销售发票保存在发票文件数据库中。2.通过ERP在网络环境实时传递应收单和销售公司的应付单，到相应的单位。3.销售公司、生产企业同时得到网上传来的应付单和应收单，确认后自动生成销售公司的财务信息，保证两个内部交易的单位往来信息的一致性。4.票据中心打印发票，并邮寄到销售公司。5.销售公司和生产型事业部分别在ERP系统网上进行对账，保证数据的一致性和准确性。从上面改造过的新流程中看出，票据中心全权负责开票、应收应付时点的确认工作。在ERP的支持下实时获取信息、传递信息、共享信息，实现财务业务一体化运作，并为生产企业和销售公司提供优质服务。这不仅提高了交易信息的相关性、一致性和正确性，而且还降低了运营成本。

七、正确实施ERP给企业财务管理带来的好处

当企业正确实施了ERP，使得物料信息同资金信息的集成，财务能够利用价值信息对经营活动过程的成本进行控制，并动态掌握运营资金成为可能；ERP实现跨地区、跨部门，甚至跨公司信息资源集成，使得财务的管理控制与不同地区的利益相关业务紧密联系在一起，从而使计划、预算、监控、分析的触角跨越时空，通过网络延伸到各个利益相关者，延伸到各个职能部门的最末端；还使得分布在不同地区的供应链合作伙伴在较大区域范围内进行集成制造或系统集成化管理，这为财务管理职能的延伸和扩展提供了条件。财务管理不仅要研究一个组织的财务问题，而且提出通过组织之间相互的责任分担和利益共享等机制、策略和方法来实现共同获取利益。运用ERP进行财务管理，并合理配置企业资源、强化资金的动态管理、正确评价企业的绩效，支持企业的战略实现，充分发挥"战略家"的职能。总之，企业经营成败关键在于管理者的决策，而ERP是个思想，ERP系统软件扮演一个辅助管理角色给经营者提供决策的工具，对企业的管理改进和管理水平的提升都要有ERP的思想去科学武装。社会技术的进步和信息时代的到来，给企业带来了新的发展机遇，而经济的高速发展就是规模化和专业化的快速演进，预示着企业更需要ERP能帮企业进行规模化和专业管理的工具。美国乔治?华盛顿大学新兴技术预测委员会预测，到2012年，约有80%的工厂将采用CIMS技术（ERP就是CIMS的核心技术）。[6]

教育部重大课题攻关项目－"中国企业管理软国际竞争力评价和分析"认为，我国企业管理软国际竞争力处于低层次，近年也无大改变[7]ERP在我国企业的普及并根据中国文化实际加以改造，这对提升我国企业管理的水平是值得期待的。