合理管理电子邮件确保邮件安全

  公司必须保留电子邮件这种通信方式意味着有效的存储和电子邮件管理系统变得越来越重要。

　　尽管人们对垃圾邮件感到无法忍受，但是到目前为止，电子邮件仍然是企业中非常重要的通信手段。零售商Phones 4U 的执行总裁John Caudwell在去年曾经禁止他的员工在工作中使用电子邮件。但是在实际生活中，只要你能够正确的管理电子邮件，你就会发现电子邮件是为企业增加价值的一种手段而不是阻碍企业发展的绊脚石。

　　这是一种很奇怪的现象，虽然电子邮件给人们留下了很差的印象，以至于人们一直都在考虑是否应该继续使用这种技术，但是电子邮件仍然是一个很好的工具。对于IT系统的一份常规调查表明，安装电子邮件系统不但不会对任何人造成伤害，而且可以确保企业的浪费降到最低并且能从对IT基础设施的投入上获得最多的收益。

　　重新安装系统是零售商业务工作的一部分，他们总是在不断寻找升级、增补服务以及附加的产品。电子邮件对于他们是相当重要的，尤其是在微软的Exchange 5.5的安装工作在不断取得进展的情况下，这些企业也就开始在寻找升级工作和新的想法。

　　现在，电子邮件是大家都认可的一种通信形式，虽然这种形式不一定是首选的方式。使用这种方式让人感到很痛苦，其主要原因在于管理不善，但是这对零售商来说这意味着存在着巨大的机会。

　　根据研究公司Butler 集团的研究表明，无法有效的管理电子邮件是各个企业所面临的巨大威胁，尤其是在没有统一的规章制度让大家遵守的情况下，这种威胁更危险。

　　该研究机构关于电子邮件管理方面的报告宣称："如今，作为诉讼标准的一部分，并且在需要提供电子邮件来证明自己遵守法律的时候，企业别无选择，只能保留这些电子邮件。"

　　"尽管如此，事实上许多企业仍然选择让员工删除电子邮件而不是增加收件箱存储空间的大小。因此，要求企业必须使用电子邮件管理系统，通过这个系统可以自动保存关键的电子邮件，而且同等重要的是，通过这种方式可以在要求的时候可以查找所需要的电子邮件。"

　　有效的管理

　　对于零售商来说，最关键的问题是让客户确信电子邮件管理系统是一个实用的系统，不要让客户认为这个系统是一个技术问题。在出现问题之后，企业有必要检查导致问题的商业原因，而没有必要依赖于现存的企业电子邮件系统来实现这项工作。

　　正如Butler 集团的报告所声明的那样："企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。"

　　类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应该依赖于所提供的安全手段以及那些使用web邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。

　　对于企业来说，如何处理垃圾邮件是一个大问题，但是这给那些零售商提供了一个很好的机会来销售那些现成的软件，或者可以为用户提供更为集成的管理服务。尽管如此，处理垃圾邮件只是管理电子邮件的一个方面。

　　首先，应该有一个全面的电子邮件分发管理系统。微软的Exchange在这个领域应该有很好的理由占优势。事实上，对于微软的Exchange来说，没有人愿意再愿意去购买它，以免惹火上身，如IBM。

　　零售商绝对不应该仅仅因为这个原因而忽视这个系统。但是他们还有很多机会来扩大自己的使用范围。当然，你还可以有许多不同的选择，但作为一种处理方法，在用户需要时候能够及时提供给用户。

　　没有必要感到奇怪，现在越来越多的公司开始提供电子邮件管理方面的应用程序，但这不包括垃圾邮件过滤和反病毒软件提供商提供的软件。对于零售商来说，这是一个头疼的问题，对众多厂家所提供的各种软件进行评估并且形成一个合理的解决方案非常困难，因此就没有必要对Exchange如此占据统治地位而感到奇怪了。

　　但是，这也存在着一种危险。零售商可能会对其他存在着潜在吸引力的产品和服务视而不见，而是只卖微软系列的产品。

　　但是，从一个方面来说，仅仅从产品能力角度出发，这不是一个问题，但是从另一方面来说，这意味着零售商将错失通过销售产品来扩大其他服务的机会。毕竟，升级到Exchange 2003是一个全面的迁移工作，而不是简单的插入几张新的CD-ROM就可以完成的。

　　"我们不要自欺欺人。Exchange是一个事实上的标准，但是，我们可能会在某些情况下替换该产品。" 专门从事电子邮件应用的Mirapoint 公司渠道经理Jamie Cowper表示。

　　"企业一定会询问一些问题的。现在运行管理系统的成本是多少？它具备数据保留的功能吗？它如何处理新的应用如VoIP和设备的问题？我可以拥有一个统一的电子邮箱吗？通过这个系统传输的信息的安全性如何？"

　　Cowper认为Mirapoint的基于应用的实现方法是一种可以替代Exchange的方法，并且它可以解决现有的那些在Exchange用户中日常管理问题。

　　Mirapoint自己对这个问题进行了专门的调查研究，大约有20％左右的被调查者声称管理是他们最头疼的问题。Cowper针对Exchange需要一个专门的技术专家来维护的问题提出了指责，并且声称："我们正在试图减少日常电子邮件系统的管理工作。"

　　只有在原有的系统出现大量问题的时候，才有可能将公司的电子邮件系统转换为另外一种提供商提供的解决方案。Cowper希望Mirapoint公司能够吸引更多的"有质量的零售商"提供的RazorGate 系列应用。Cowper认为对现有系统的功能和管理系统，成本是一个关键因素。

　　由于RazorGate系列的应用都是可以定制的，他们提供全方位的电子邮件管理能力而且具备较好的安全性，因此Cowper认为对于零售商来说，该产品存在非同寻常的机会。