[2018哈尔滨轨道交通]地铁学习论坛

  国以才立，政以才治，业以才兴。为调动广大员工研究业务、努力创新、争取行业晋位的热情，大力宣传公司在学习和科研中获得认可的先进个人和团队的事迹，弘扬勤于学习、深于钻研、勇于进取的精神，牢固树立学习成才、岗位成才、我要成才的导向，从今天开始，本刊推出“地铁学习论坛”栏目，与大家分享公司员工的先进事迹、学研成果、学习心得等。希望广大员工积极参与投稿。

　　引言：近日，集团档案中心主任杜羽在行业重点期刊《中国档案》上，刊发了《哈尔滨地铁BOT项目档案监管工作初探》的文章。该文对BOT项目档案监管的工作难点进行了分析，对加强档案监管进行了深入研究，并结合工作介绍了集团档案管理的先进经验，给公司赢得了荣誉，为城市轨道交通工程档案管理事业做出了贡献。经集团公司研究决定，给予杜羽同志通报表彰并发放200%季度绩效工资的奖励。现将文章摘转刊发，供大家学习借签。 

哈尔滨地铁BOT项目档案监管工作初探

档案中心主任    杜  羽

　　为加快推进哈尔滨市轨道交通持续发展，哈尔滨市人民政府对城市轨道交通2号线一期、3号线二期工程采取BOT投融资模式实施建设。本文着重研究哈尔滨地铁集团BOT项目档案规范管理和过程监控，对于实现哈尔滨市轨道交通工程项目档案管理工作持续、健康、有序运行至关重要。

　　BOT项目档案监管工作难点

　　1.BOT项目档案门类及载体多、档案形成与归档时间跨度长，档案监管难度大
    
BOT项目是一个庞大的系统工程，具有一次性投资大、建设周期长，涉及专业多、形成的各门类和载体档案多，权利和义务关系复杂、项目参与各方面临风险因素多等特点。在档案管理中，涉及归档的参与各方存在推诿拖延、履职不力、档案人员流动性大等问题。这些问题导致档案收集不齐全、不完整、归档滞后、监管难度较大。
    
2.BOT项目投资主体多元化，管理结构复杂化，制约档案管理水平的提高
    
BOT项目建设参与各方主要包括地铁集团、项目公司、监理单位、施工单位，档案管理难点表现在：一是合同等文件繁多、复杂。其中包括与政府签订的特许权协议、与勘察设计单位签订的合同，项目公司与股东、承包商、金融机构及保险机构签订的协议，需要花费大量精力收集整理。二是管理方式复杂，合同签订主体不一致。有的是以项目投资人委托总经理部与施工单位签订合同，有的是项目公司与监理单位签订合同，还有的是以联合体的形式与参建各方签订合同。这些会造成合同甲方“授权委托单”和第三方协议及相关支撑性文件收集不全或接收无效合同。三是BOT项目专业承包单位多，施工单位无法正确填写《工程施工用表》中参建各方“单位名称”等相关信息，从源头上导致工程文件书写不规范。
    
3.BOT项目投资者对档案工作重视不够 

　　哈尔滨市轨道交通工程项目档案是地铁集团重要资产，应纳入档案工作统一管理体系，接受各级档案部门及地铁集团监管。目前，投资者权力分散、参建单位多、项目参与各方对档案工作重视不够、落实不到位、个别监理单位未将档案管理纳入监管范围、档案管理水平较低的情况普遍存在。 
    
4.档案管理队伍变动频繁

　　项目公司及所辖参建单位档案人员匮乏，流动性大、变动频繁。新上岗人员多数未参加档案业务培训，不具备上岗资格，缺乏档案工作基础知识，工作基本靠“以老带新”及后期培训，在思想认识及业务水平上不适应工作需要。监理作为工程文件审核人，监理单位却不按工程量匹配管理人员，客观上导致总监理工程师工作量大，不能及时完成工程文件审批，出现部分文件代签、使用复印件加盖红章、印名章代替签字的现象，使档案工作失去真实性、原始性，失去了档案凭证作用和利用价值。

　　BOT项目档案监管应对举措

　　为规范BOT项目档案管理，助推工程质量的提升，确保一手交精品工程、一手交合格档案，我们按照BOT项目“投资建设和特许经营合同”的要求，主动加大档案业务指导和监管力度，及时为项目公司提供档案技术支持，使BOT项目档案工作有章可循，确保档案的完整准确、系统安全。
1.健全机构、明确任务，理顺参与各方档案管理职能
为做好BOT项目档案的监管工作，落实层级责任，明确文件材料归档责任主体，初步构建了“地铁集团、项目公司、监理单位、施工单位”四级档案管理体系。建立健全了档案规章制度及奖惩制约措施。同时，地铁集团将档案管理责任相关条款纳入立项、勘察、设计、测量等招标文件及合同中，与BOT项目公司之间形成法律约束，补充签订第三方协议。项目公司也将档案管理责任相关条款纳入监理、施工、服务合同，为档案体系的建立和运行奠定了基础。
2.整章建制、依法治档，健全BOT项目档案管理体系
为实行统一管理、统一要求、统一标准，我们充分借鉴外地地铁公司先进经验，根据国家、省市档案管理规范，结合职能调整和业务变化，制定切实可行的、科学完整的规章制度，细化档案归档范围。编制《哈尔滨市轨道交通BOT项目档案监督管理办法》《地铁车辆项目归档范围及保管期限表》《哈尔滨市轨道交通工程项目档案验收与移交管理规定》《哈尔滨市轨道交通项目档案分类大纲》等，统一档案整理、编目、排架的原则和方法，保证BOT项目档案从收集、整理到验收、归档每个环节都有据可依。在健全完善制度的同时，严格检查档案资料的收集、整理、归档、移交、借阅等管理流程的操作，把抓好制度落实作为确保BOT项目档案管理规范化的重要内容。
3.加强沟通、主动服务，加大BOT项目档案监管力度
一是抓源头、打基础。积极与地铁集团合同部及BOT项目公司对接，密切关注合同签订、施工进度和参建单位进场情况，及时做好项目公司及所辖参建单位建档指导。合同签订前，必须确定管理类档案、会计档案、科技档案的归档范围、套数、费用、质量、移交期限等内容，并纳入合同条款中。督办项目公司及时完成合同、招投标文件的归档，以便我们掌握施工范围，工程分包及项目经理、总监理工程师等履约人员信息。避免出现多个合同 “施工范围”相同、工程文件代签或审批人无审批资格情况，确保项目档案检查工作顺利开展。
二是抓宣传、强意识。为鼓励和吸引项目公司积极做好档案收集工作，强化档案管理意识，助推档案工作发展，我们组织项目公司工作人员参加档案专项验收及试运营评审工作，学习《档案法律法规汇编》，让参与各方“了解地铁档案、认识地铁档案、走进地铁档案”。同时，为引起各层级领导的重视，借BOT项目开工动员大会契机，组织召开“BOT项目首次档案工作专题会”，通过共同努力、相互配合，提高BOT项目档案收集力度。 
三是抓管理、立规矩。为科学管理和开发利用提供保障，我们结合专业类别和档案归档范围，编制了《哈尔滨市轨道交通2号线一期、3号线二期工程档案类目设置表》，建立了BOT项目档案管理工作台账。根据项目公司上报合同签订信息、参建单位负责人和档案员信息、人员变更等情况，梳理工程前期和验收阶段文件材料归档明细，督办指导项目公司制定各门类《档案工作归档计划》，抓好项目各阶段档案收集归档工作，确保企业资产与产权变动过程中档案不受损失。
四是抓检查、保质量。通过定期开展档案联合大检查，深入项目公司及施工现场检查档案收集整理情况，对档案收集整理中存在问题，建立问题清册，以《联系单》的方式提出整改意见。同时，采取督办项目公司及所辖参建单位按年度或按阶段完成归档工作的举措，实时向工程主管领导汇报档案工作进展，最大限度符合地铁集团档案管理要求。
4.提前介入、创新方式，推进BOT项目档案提质增效
我们采取“早介入、多途径、多手段”的管理方式，确保BOT项目档案收集的齐全、完整。
一是完善交底制度,召开档案业务交底会议。从立项阶段，就超前谋划，事前管控，印发了《设计文件质量要求及归档内容》《BOT项目施工阶段档案工作交底事项》等文件，要求参建单位必须执行报验报审手续、正确使用“项目名称”及“单位名称”，明确加盖公章的文件范围、归档质量、立卷基本原则、档案验收移交程序、图章样式等相关要求。
二是加大培训力度，开展多层次档案业务学习。为有效提高档案技术队伍专业能力，我们根据各方需求，采取授课讲解、经验介绍、操作示范、互动答疑、观摩学习、网络咨询等方式，系统讲授地铁管理类档案、会计档案、科技档案的有关规定。同时，结合档案联合大检查和安全质量综合检查情况，邀请市档案局领导及业内人士，召开了“哈尔滨市轨道交通项目档案工作培训会议”。通过交流推广典型经验与样板引路的做法，有效提升档案技术人员的业务能力。目前，组织培训班20余期，培训人员近千人次。
5.强化管理、监督制约，提高BOT项目档案工作水平
一是充分利用“外脑”，创新采集方式，丰富收集内容。提高BOT项目声像档案的采集质量，改善过去因技术水平有限，采集声像档案内容单一，清晰度低的问题。   
二是将档案工作纳入年度、月度绩效考核内容，对已产生具有保存价值的档案资料，不按时移交，或达不到标准和要求的，按相关规定扣发绩效工资或通报批评。
三是按“投资建设和特许经营合同”的要求, BOT项目投资建设方应在特许经营期结束后，将建设、经营、管理、维护、所有未到期的担保、保证和保险的受益等过程中产生的各门类及载体档案验收合格后，按合同约定和档案管理要求向哈尔滨地铁集团及市档案部门移交。
通过采取以上措施，BOT项目档案实践效果十分明显。全员档案管理意识显著增强，档案资产监管能力大幅提升，地铁工程档案工作机制得到理顺，档案信息开发利用取得实效。