如何用英语做简报？（三）-商务书信

PART II Using Visual Aids 使用视听教材


　　要让听众彻底了解你的计划，光凭口才还不行。都说“百闻不如一见”，做简报时，若能提供看得见的资料，再给观众一些具体可及的线索，那么这场简报就成功一半了。

　　现在，Jackson就准备了一些醒目有力的幻灯片来增强简报的效果。

　　Jackson: I’ve prepared a short PowerPoint presentation, to give you a general introduction to the Chinese market as we see it. Please direct your attention to the screen behind me and I’ll dim the lights. The Beijing area, with a population of over 13 million people, is the trendsetter for the nation. As you can see from these photos of people in the ⑥business area, both men and women are very style-conscious. They have an eye for glamour and good looks, and are willing to spend money to get the look they want. But, as you will also notice, in this photo of a crowded street on a sunny day in Beijing, there are only about 1/5 people out of about 300 wearing sunglasses. And that’s the challenge right there. We have to build demand for our product and create a market. 

　　Jackson：我准备了一段简短的幻灯片演示文稿，让大家对中国市场的现况都有个大概的了解。现在我要把灯光调暗，请大家看着我背后的屏幕。拥有超过1300万人口的北京，是国内流行趋势的带领者。从这些拍自于商业区的照片可以看到，不管男女都很注重打扮，对魅力和美貌的看法也很独特，而且舍得花钱塑造自己的外表。但是，大家也应注意到，在拍自北京炎热的夏日某拥挤街道上的这幅照片上，在300多号人中，仅有约1/5的人戴太阳镜。这也正是我们需要面对的挑战。我们必须唤起人们对太阳镜的需求，并建立这样一个消费市场。

　　Jackson: This next shows the accessories section of a typical boutique department store; lots of famous brands from Japan, Europe, and the States, plus ⑦a broad range of ⑧domestic brands, bags, belts, watches etc. This is where we would like to be. People, this is without a doubt, a ⑨challenging market. With little current demand, we have a huge task ahead of us to build a target market and successfully sale our product to this massive consumer base. Moving on to Beijing's younger consumer market...hmm, that color text is a bit hard to read. I'm sorry for the delay; it will only take a moment to change the color so we can read it...There, that's better. As I was saying... 

　　Jackson：下面这张是一家典型购物中心的装饰用品商业区图片，有数十种来自日本、欧洲和美国的名牌产品，还有各式国内产品，包括背包，皮带，手表等。这正是我们需要开拓的市场。各位，毫无疑问，这是一个竞争激烈的市场。因为目前市场需求量不够大，我们的任务很艰巨，我们需要建立一个目标市场，把产品成功地打进这些消费领域。接下来看看北京年轻人的消费市场状况……噢，这张幻灯片文字的颜色不是很好，看不清楚。很抱歉，耽误一下，我只需改变一下文字的颜色，马上就好……好了，正如我刚才所说的……

　　关键词

PowerPoint / / n. 幻灯片

　　screen / / n. 屏幕

　　dim / / v. (把灯)调暗

　　trendsetter / / n. 创造流行的人

　　glamour / / n. 魅力

　　boutique / / n. 流行服饰店

　　accessory / / n. 附件；附属品plus / / prep. 以及；还有

　　好用句

　　⑥ business area 商业区

　　A: Do you know the most famous business areas in Beijing?

　　A：你知道北京有名的商业区吗？

　　B: Sure. They are Wangfujing, Xidan, Xiushuijie and so on. 

　　B：知道。包括王府井，西单，秀水街等等。

　　⑦ a broad range of 样式(种类)繁多的

　　A: Come to my brother’s shop. He has a broad range of brands there.

　　A：去我哥的店里购物吧，他那儿有各种品牌的商品。

　　B: I don’t know what I want to buy.

　　B：我都不知道我想买什么。

　　⑧ domestic brand 国内品牌，国产品

　　A: Which brand of cosmetics do you prefer? Domestic brand or international brand?

　　A：你喜欢用哪种品牌的化妆品？国内品牌还是国际品牌？

　　B: International brand. But it is a little bit expensive.

　　B：国际品牌，只是有点儿贵。

　　⑨ challenging market 竞争的市场

　　A: Everyone can see it is a challenging market. We have to try our best.

　　A：大家都看到了，市场竞争很激烈。我们一定要努力。

　　B: Yes. We still need to do a lot of things to cultivate the market.

　　B：是的。我们还要做许多事情去开拓市场。

　　　Language Focus III 

　　您相信“一张图胜于千言万语”吧！事实上，图片不但和人一样能说话，而且还更具有说服力。因此在做演示文稿时，如果能适当辅以一些视听媒体，必能将说明烘托得更精彩。以下介绍几种常用的辅助媒体，并分析其优、缺点，千万要用心记住哦。

　　1、在演示文稿时，以白板为演示文稿媒体

　　优点：

　　适用于交代文字、重点、标题或草图。

　　使用简单，费用低廉。

　　缺点：

　　报告者的个人技巧关系成败。

　　无法表现实物或详图，真实感较低。

　　2、在演示文稿时，以投影片作为演示文稿媒体

　　优点：

　　毋须关灯，在室内正常的光线下即可展示投影片。

　　报告者可面对观众，与观众保持目光接触。

　　操作简单，制作经济。

　　可运用各种技巧突显重点或逐条解释。

　　缺点：

　　无法投射不透明的图片，必须制作成透明的影片。

　　放映的影像常有变形的现象。 

　　3、在演示文稿时，以幻灯片作为演示文稿媒体

　　优点：

　　可依目的组合幻灯片的顺序。

　　可放映高品质、有真实感的彩色图片。

　　可加上音乐。

　　制作并不困难。

　　缺点：

　　幻灯片的顺序易于颠倒弄乱。

　　制作费较高。

　　放映时必须关灯，不方便观众作笔记。

　　4、在演示文稿时，以录像带作为演示文稿媒体

　　优点：

　　适用于表现连续动作，可结合连续的动作与静态的图片。

　　使观众有身临其境之感。

　　操作放映相当容易。

　　缺点：

　　棚内作业，制作费较高。

　　不如投影片或幻灯片，可随时指出某一重点作说明。

　　一般屏幕不适于大型演讲场合，只适用于观众人数较少时。

　　请观众注意某处

　　在开始放幻灯片或投影片等视听辅助器材之前，必须提醒在场的观众，请他们注意。

　　“Please direct your attention to...”是个直接又常用的说法。“direct”当动词是说“将（注意力、目光）导引到…”，介词可用“to”或“at”；“attention”是“注意、用心”的意思，说话时常在这个词组前加“please”以表示礼貌。 

　　1.Please direct your attention to the screen behind me.

　　2.Please focus on the screen behind me.

　　3.Now let's take a look at the screen behind me.

　　4.I'd like you to look at the screen behind me.

　　5.Could you please look at the screen behind me?

　　例句：If you will please direct your attention to the map on the wall, I'll point out the area of the planned stadium.

　　请各位看那面墙上的地图，我会指出运动场的预定位置。

　　说明幻灯片的内容

　　放影片时，应该一边说明影片的内容，帮助观众了解，但只要间歇说明即可，让观众也有时间自己看。

　　“As you can see from...”这个句型即是请观众注意眼前的影像，并把所要讲的话与影片相印证。“as”在此当连接词，是“正如（你们所看到的…）”的意思。

　　1.As you can see from these photos of ... both men and women are style-conscious.

　　2.These photos of ... Indicate that both men and women are style-conscious.。

　　3.These photos of ... show that both men and women are style-conscious. 

　　4.These photos of ... prove that both men and women are style-conscious.

　　5.These photos of ... highlight the fact that both men and women are style-conscious.

　　例句：As you can see from the chart, profits rose 12% last year.

　　正如你们从这张图看到的，去年的利润提高了百分之十二。

　　为失误道歉

　　演示文稿中使用视听辅助器材时，偶尔会发生些小问题，如果那个问题是在场者都察觉得到的，就应该立即大方道歉。

　　“I'm sorry for the delay.”这个说法是因为耽误了观众的时间而直接表达歉意。“delay”在这个句型中当名词，意思是“耽误时间”。

　　1.I'm sorry for the delay; it will only take a moment to flip the slide.

　　2.I apologize for the technical difficulties; it will only take a moment to flip the slide.

　　3.Please pardon the error; it will only take a moment to flip the slide.

　　4.I'm sorry for the inconvenience; it will only take a moment to flip the slide.

　　5.I hope you will excuse the delay; it will only take a moment to flip the slide. 

　　例句：I'm sorry for the delay; my technician will have the VCR fixed as quickly as possible.

　　抱歉耽误各位的时间，技术人员会尽快把这部录放机修好。

　　Language Focus IV

　　style-conscious 注意打扮的

　　“style”有“时尚；风格；品格”的意思，在这里则偏向“流行（样式）”之意。“conscious”，“有自觉的”。这两个字合成一个形容词，指“注意流行风尚的”，引申为“着重外表打扮的”。

　　e.g. She was so style-conscious; she read every fashion magazine she could find.

　　她非常注重打扮，每一本谈流行的杂志她都看。

　　have an eye for 对……有独到的眼光

　　“eye”的意思并不只有「眼睛」，也可指“眼光；观察力”，在此是指“欣赏事物的能力”，与“appreciation”同义。这个词组表示某个人对某方面的事物或人有独特而正确的鉴赏能力，能够看出别人所无法察觉的价值。而另一个用法相似的“have an ear for”意思是“对…音乐、声音有独到的鉴赏力”。

　　e.g. When I was young, I had an eye for pretty girls. In fact, I became an expert on the subject. 

　　我年轻的时候，对美丽的女孩有独到的眼光；事实上，我变成了这方面的专家。

　　without a doubt 毫无疑问

　　“doubt”可当动、名词使用，意思是“疑问、怀疑”，“without”则是“没有”，合在一起是副词词组，表示“毫无疑问”。这个词组亦可代换成“certainly”或“surely”，但语气比这两个字强烈得多。

　　e.g. Without a doubt you have hepatitis--the blood test proves it.

　　你无疑是患了肝炎，验血证实了这一点。